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  • 2023/01/30 掲載

Excel台帳はさすがに限界。DX時代に全企業が直面する「ID管理」問題、その正解は?

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企業はさまざまなITシステムを使って日々の業務を進めている。そこで必要になるのがIDとパスワードだ。セキュリティ的な観点からも重要な情報であるにもかかわらず、実は、すべてのユーザーのID情報を一元的に管理できている企業は少ない。その原因は何か。現在のID管理が抱える課題と解決方法について解説する。

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システム数は今後増える一方。Excel台帳で退職者IDの削除漏れがあったら、それはもう危険信号だ
(Photo/Getty Images)

利用システム急増で顕在化した「ID管理」問題

 企業のシステム管理者にとって、ID管理は頭の痛い問題だ。DX(デジタル変革)の取り組みやコロナ禍でテレワークやペーパーレス化が進んだことにより、利用するシステムやサービスが増え、管理すべきIDも急増している。

 さらに、利用者側の情報も雇用形態によって管理方法が異なっていることも多く、正社員は人事システムなどのツールで管理されているのに対し、契約社員やアルバイトなどは部署ごとにExcelで管理されているケースはよくある。そのため、ID登録方法がシステムとの連携による自動処理や利用部署からの依頼をきっかけとした手作業による登録など多岐にわたり、すべてのIDや利用者情報を一元的に管理できている企業はほとんどいないのが実情だ。

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200社以上にヒアリングした、一般的なID管理の運用例。正社員とそれ以外の社員でID管理が別々になっているケースが多い

 その結果、システム管理者はいくつもの課題に直面している。まず、ID数が増えたことでExcelと手作業によるID台帳管理の負荷が高まっている。また、退職者のIDや異動した従業員の古い情報が放置されるケースが増えている。これがセキュリティやガバナンスの観点で大きい問題なのは明らかだ。

 さらに、定期的に実施されるID棚卸の負担も増大している。監査より、もっと棚卸の頻度を上げるよう要求されているのに、これ以上の効率化向上は難しいという声は少なくない。そのほかにも、特定の個人にひも付かない「共有ID」の管理や、システムごとに管理項目や管理方法が異なっているためにそもそもID情報の収集が難しいといった問題など、システム管理者の悩みは大きい。

 これまで、こうした複雑で煩雑なID管理を支えてきたのが、Excelと担当者の“ガンバリ”だ。しかし、それもそろそろ限界が近づいている。

この記事の続き >>
・「Excelの限界が近づいている」と言える理由
・適切なID管理に必要な2つの視点
・システムやデータは「今のまま」で、ID管理を一元化する方法
・事例:約20のシステム・社員数の3倍のIDを一元管理、得られた効果は?

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