まだ間に合う！ 電帳法もインボイス制度も対応できる「2階建て」のススメ
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インボイス制度ならびに改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）への対応にはさまざまな課題がある。紙の書類と電子データの混在、データの整理や検索機能など、法令にのっとった保存・管理システムが求められ、従来とは異なる業務フローに変更していかなければならない。場合によっては情報の二重入力といった業務効率の低下も懸念される。どうすればこれらの課題を解決し、長期にわたって対応可能な電子文書の保存が実現できるのであろうか。
（Photo/Shutterstock.com）
法規制と業務効率化の両立を目指す、業務プロセス改革の課題
2023年10月からインボイス制度、2024年1月からは電帳法が施行するなど、企業・団体における取引情報管理のデジタル化が求められている。しかしながら、取引相手によっては郵便やFAXなど紙の書類を扱う組織もあり、全てを電子データで管理することは難しい。また、電子文書の保管方法にもさまざまな条件があり、これまでの電子化とは異なる部分も存在する。
電帳法では書類保存要件が変更され、メールやEDI取引、ペーパーレスFAXなど電子的に授受した取引情報については、これまで許可されていた紙への印刷保存が禁止となり、電子データによる保存が義務付けられる。例えば、ペーパーレスFAXでの受注業務を利用している場合、受信した注文書内容に基づいて販売管理システムへの受注入力を行うとともに、注文書自体も必要な検索項目を付与して電子保管しなければならない。
また、すでに文書システムによって電子化し、ペーパーレス対応をしている場合でも、電帳法に対応するためには、取引年月日や金額、取引先などの分類や検索要件などに従って保存しなければならない。そのため、販売管理システムと電帳法対応システムへの二重入力という非効率な作業が発生する懸念がある。
そこで次章以降では、新たな法規制に従いながら効率化し、なおかつ長期にわたって対応可能な業務プロセスの運用、データの管理方法やソリューションについて解説しよう。
電帳法では書類保存要件が変更され、メールやEDI取引、ペーパーレスFAXなど電子的に授受した取引情報については、これまで許可されていた紙への印刷保存が禁止となり、電子データによる保存が義務付けられる。例えば、ペーパーレスFAXでの受注業務を利用している場合、受信した注文書内容に基づいて販売管理システムへの受注入力を行うとともに、注文書自体も必要な検索項目を付与して電子保管しなければならない。
また、すでに文書システムによって電子化し、ペーパーレス対応をしている場合でも、電帳法に対応するためには、取引年月日や金額、取引先などの分類や検索要件などに従って保存しなければならない。そのため、販売管理システムと電帳法対応システムへの二重入力という非効率な作業が発生する懸念がある。
そこで次章以降では、新たな法規制に従いながら効率化し、なおかつ長期にわたって対応可能な業務プロセスの運用、データの管理方法やソリューションについて解説しよう。
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・どこまでできる？法令準拠やDXを支援するサービスとは
・活用事例、FAX受注書も負担なく電子保存が可能に
・何が必要？長期的な運用におけるデータ管理のポイント
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