なぜワークフローシステムは「使い勝手が悪い」のか？ 企業が本当に重視すべき条件
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申請手続きや稟議プロセスを効率化できるのが、ワークフローシステムだ。すでに導入している企業も多いだろう。しかし、運用や保守にかかる負担がネックとなり、効果を発揮できていないケースも散見される。業務を効率化し、DXを前進させるワークフローシステムに必要とされる要件は何か。
（Photo/Shutterstock.com）
調査で判明、ワークフローシステムが抱える「二大課題」
昨今、多くの企業がさまざまなシステムを導入して業務効率化を目指している。組織の意思決定を効率化・迅速化させるために活用できるのが、ワークフローシステムだ。
ワークフローシステムとは、各種申請手続きや稟議などを電子化によって効率化できるシステムである。スムーズな意思決定やペーパーレスの促進、生産性向上などを実現でき、すでに導入している企業も多いだろう。
しかし、実はワークフローシステムの活用に課題を感じている企業は少なくない。中堅・大企業を中心とする300社以上を対象としたワークフローに関する課題調査では、「学習コストが高い」「運用の手間が甚大」という二大課題が浮かび上がった。
多機能なシステムほど、扱うために高度な知識やスキルが求められるうえに、軽微な修正を行うためにも手間がかかり、システムの作り込みによる属人化が激しい場合には、システムの運用担当者の退職に伴い、運用が困難になるケースもある。
一方、シンプルで学習コストが低い製品も存在するが、拡張性が低く、ある程度の規模の企業では運用しにくいのが難点だ。結局のところ、企業がシステムを最大限活用でき、最大限の効果を得るためには、どのようなワークフローシステムを導入すれば良いのだろうか。
ワークフローシステムとは、各種申請手続きや稟議などを電子化によって効率化できるシステムである。スムーズな意思決定やペーパーレスの促進、生産性向上などを実現でき、すでに導入している企業も多いだろう。
しかし、実はワークフローシステムの活用に課題を感じている企業は少なくない。中堅・大企業を中心とする300社以上を対象としたワークフローに関する課題調査では、「学習コストが高い」「運用の手間が甚大」という二大課題が浮かび上がった。
多機能なシステムほど、扱うために高度な知識やスキルが求められるうえに、軽微な修正を行うためにも手間がかかり、システムの作り込みによる属人化が激しい場合には、システムの運用担当者の退職に伴い、運用が困難になるケースもある。
一方、シンプルで学習コストが低い製品も存在するが、拡張性が低く、ある程度の規模の企業では運用しにくいのが難点だ。結局のところ、企業がシステムを最大限活用でき、最大限の効果を得るためには、どのようなワークフローシステムを導入すれば良いのだろうか。
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・重視すべきは「シンプルで多機能」、情シス負担を超軽減する方法
・今の時代に合うワークフローシステム「3つの特徴」
・申請～承認のリードタイムを「50％短縮」、保守工数を「60％削減」
・「グリー」や「ルートインジャパン」は申請業務をどう効率化？
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