スマホ、タブレット業務活用には「配布したのに使われない」課題も

　モバイルやクラウド、ネットワークインフラの発達を背景に、スマホやタブレットなどの「モバイルデバイスの業務活用」が進んでいる。日経コミュニケーションの「企業ネット/ICT利活用実態調査 2016」によれば、企業におけるタブレット端末の導入状況は「導入済み」が66％を占め「導入の具体的な予定がある」「導入を検討中」をあわせると、約78％の企業が導入済みあるいは導入を検討している。


　しかし、「導入してみたはいいが、うまく活用できなかった」という声は根強い。

　フィーチャーフォンの置き換えとして導入が進んだスマホと異なり、タブレットはコスト削減やリモートワークによる生産性向上などを目的に導入が進んだ。導入にそれなりのコストがかかる一方、「メールやカレンダー、グループウェアを使うための端末」というだけではタブレットは「パソコンの代わり」にはならず、本格的な利用シーンを模索している企業もある。

　そこでカギを握るのが、「コンテンツ（ファイル）の利活用」である。これまで紙やメール、ファイルサーバーを通じて行われてきたファイル共有の課題を、タブレット導入により解決しようという考え方だ。

　では、これまでのファイル利活用にはどんな課題があるのだろうか。一番大きな課題は「ファイルが配りっぱなし、共有しっぱなしになっており、利用状況が可視化できない」というものだ。

　メールやFAX、ファイルサーバーやグループウェアでの情報・ファイル共有では、「共有したい相手に、きちんと情報が見られているか」が把握できない。たとえば、小売業では、本部から各店舗に情報を送っても、情報の見落としがあったり、商材が多くなると、送られてくる大量のメールやFAXなどに埋もれてしまったりして、どれが最新情報か分からなくなってしまう。

　また、営業の現場では、営業担当者が顧客に提示するカタログデータの内容のどれが最新版か分からなくなってしまい、古い内容のままキャンペーン情報や価格情報をお客さまに案内してしまうケースもある。

　このように、コンテンツの利活用を進めるには、ただ「ファイルを共有、閲覧できる」環境を作るだけでは不十分なのだ。利用者にとっては目的のコンテンツにすぐにたどり着けることはもちろん、それだけではなくファイル利用者の利用状況を管理者側で把握でき、よりファイル利用者が「役に立つ」「使える」と実感させられなければ、デバイスだけを配付しても、コンテンツを使いこなす段階には至らない。

　そうやってファイル利用者の間で「タブレットには有用な情報がいつもあり、便利だ」という認識が広がれば、営業であれ、企画であれ、店舗スタッフであれ、積極的に活用する。タブレットの業務活用をさらに一段階、前に進めていくためには、ファイルの利用状況を可視化し、「次のアクション」につなげていける情報共有のためのプラットフォームが必要なのだ。