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  • 2018/12/25 掲載

ビジネスチャットを使いこなした企業だけが知っている「10のルール」

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ビジネスチャットが急速に普及しています。気軽に使えて便利なチャットですが、とりあえず導入しただけでは、情報共有やコミュニケーションの円滑化といった目的が果たせず、無駄な投資になりがちです。導入に成功するためには、明確なルールを定めておくことが必要なのです。本稿では、チャット導入前あるいは導入直後に定めておくべき10のルールを紹介します。

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便利なビジネスチャットも、「ルール」がなければ逆に混乱を招きかねない
(©rikirennes - Fotolia)

なぜ、ビジネスチャットにルールが必要なのか

 ビジネスに求められるスピードがますます速くなっています。その流れで電子メールが、「読まれているかどうか分からない」「なかなか返事が来ない」「不要な挨拶や決まりごとが多い」などと評価を下げています。

 そこで今、急速に導入が進んでいるのが「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットとは、LINEのようなUIを持ち、ビジネス用に運用管理機能やセキュリティを強化したツールのことです。

 既読がすぐに分かる、返答が速い、コミュニケーションが単刀直入、簡単にチャットルームが開設でき情報共有ツールとしても便利など、ビジネスチャットは従来のメールの欠点をカバーしたものと言ってよいでしょう。

 しかしビジネスチャットを導入しても、情報共有やコミュニケーションの円滑化といった目的を果たすどころか、現場を混乱させて結局使われなくなったり、私用目的で濫用されたりするケースも多いと言います。こうしたケースに共通するのは、とりあえずツールを導入すればなんとかなるだろうと、導入時のルール設定を曖昧にしてしまったことです。

 では、導入時にどのようなルールを定めるべきなのでしょうか。

この記事の続き >>
・ビジネスチャットを成功に導く10のルールとは?
(A)導入目的
(B)推進方法
(C)業務ルール
(D)ツール運用ルール

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