ビジネスチャット「導入したけど定着しない」問題、その真の原因は?
ビジネスチャット導入、失敗しないために必ず押さえるべきは?
多くの企業がメールでのコミュニケーションの弊害を感じ、社内SNSやビジネスチャットツールにコミュニケーション基盤を移行しようと検討をはじめ、すでに導入を進めている企業もある。メールに比べ、チャットや短文のメッセンジャーはカジュアルで、単刀直入に用件を伝えるのに向いている。また、クラウドで提供されるビジネスチャットツールは簡単に導入が可能で、スモールスタートしやすい。しかし、導入したものの、メールの流量が思ったほど減らない、利用があまり定着しなかったという声も少なくない。ビジネスチャットの導入には、考えなければならないポイントがいくつかある。
1つめのポイントが、「ビジネス要件にあったツール」を選ぶことだ。たとえば、同じチャット機能のあるビジネス向けのSNSであっても、コミュニケーションを重視するのか、あるいは会議効率化やナレッジ共有を重視するのかで選ぶツールは変わってくる。
外出先から営業マンが顧客との連絡先のために使うのと、リモートワークしている社員や遠隔の拠点間でWeb会議を行ったりするのでは、当然ながら選ぶツールは変わってくる。また、外部の企業とのやり取りを行うためには、相手先企業に自社と同じサービスが使えるよう環境をそろえる必要性も出てくる。
2つめのポイントは「適材適所」の考え方だ。そもそも、メールをすべてチャットに置き換えるのではなく、メールでのコミュニケーションを残したほうが良いケースもある。メールとチャットの両方を使っている場合、情報が散逸し「この用件は、メールでやり取りしたのか、チャットでやり取りしたのか、わからない」といった混乱を招いてしまう。まずは「メールの流量を減らしたい」などゴールを明確に設定し、次に、自分たちのビジネス要件を精査していくことが重要だ。
たとえば、メールでなければ連絡が取れない相手がどれだけいて、業務が滞ってしまうものがどれくらいあるか、仕分け、精査していくのだ。その上で取引先などの外部の環境や、自社のITツールに対するリテラシーがどの程度かを見極めながら、効果の出やすいところからスモールスタートしていくことだ。
しかし、考えることはこれだけにとどまらない。目標とビジネス要件を精査し、ツールの特性を見極めて段階的に導入したとしても、利用が定着しないケースはある。
・ビジネスチャットにはそれぞれ「弱点」がある
・ポイントは、ツールの特性に精通したパートナー選び
・金融機関をはじめ数多くの企業で豊富な導入実績
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