メールとチャットの“いいとこどり”ツールで、業務を効率化する方法

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2019年4月、「働き方改革関連法案」が施行される。企業・組織の働き方改革は待ったなしの状況だ。残業時間を減らし、生産性の向上と業務の効率化を進めるためには、いかに無駄な作業を削減するかにかかっている。中でも「社内外のコミュニケーションの非効率さ」を改善することが重要だ。多様なワークスタイルに適応したビジネスコミュニケーションの在り方を、サイバーソリューションズの戦略推進部部長を務める持木隆介氏が提案する。

生産性の低下を招く、メール限界説は本当か？

　「働き方改革」が政府主導で進められる中、企業・組織における生産性向上の取り組みが加速している。2019年4月から1年につき5日の年次有給休暇の取得が義務化される。また、今後は業種を問わず人材の確保が困難になると予想されており、「適正な業務時間の中で、いかに生産性を高めながら業務を効率化できるか」が問われる時代となる。

サイバーソリューションズで戦略推進部部長を務める持木隆介氏

　持木氏は、「生産性の向上と業務の効率化を実現するキーワードの1つが“コミュニケーションの改善”です。テレワークの利用によって対面での会議が不要になるなどさまざまな改善策が挙げられますが、社内でのコミュニケーションで多く利用されているメールをどう改善するかが重要なポイントになります」と説明する。

　同氏は、「企業向けメールシステム専門企業であるサイバーソリューションズの私がいうのも変な話ですが、従来型のメールシステムではコミュニケーションの活性化の面で限界があります」と指摘する。サイバーソリューションズが実施した調査によると、社内連絡におけるメールの不満として「送信したメールが既読か分からない」「メールの作成に時間がかかる」「送信したメールへの返信が遅い」という回答が多かったという。そうしたコミュニケーション環境では、業務にスピーディーに対応できず、生産性が向上しないのも当然だろう。

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・チャットで業務効率が逆に悪くなる？
・目立ってきたシャドーIT
・メールとチャットをうまく使うには仕組みを見直す必要がある