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  • 2019/09/30 掲載

「脱・ハンコ」で契約のリードタイムを3週間から1日にする方法

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近年、企業同士の契約締結に変化の兆しが見える。グローバル化で海外取引が増え、コンプライアンスの観点から、これまで口約束が通用していた国内の業界でも、正式な契約を交わすようになってきたのだ。こうした状況で、契約書を作成し、担当者が押印し、契約相手に契約書を送付し…という手間が発生するが、その間に相手は別の企業と契約をしてしまうかもしれない。だからこそ、従来の印鑑を使う契約を簡素化し、リードタイムを短縮することで企業競争力を高める必要がある。その方法とは?

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ビジネスにつきものの契約書。これにまつわるプロセスは効率化できるのだろうか?
(Photo/Getty Images)

「ハンコ文化」は企業の競争力を削ぐ

 契約締結の変化は、企業同士の契約書だけでなく、申込書や発注書など、比較的ライトなものでも起きている。従来のように慣習的なメールで済まさずに、正式な書類を作ってやり取りする流れになってきた。コンプライアンスが強化されたことで、他社や個人との契約頻度が増えているのだ。

 しかし、正式な契約が一般化していくなかで、企業には大きな問題がある。それは「印鑑(ハンコ)」の存在だ。民間企業の取引で印鑑を使うことは、国から強制されているものではない。とはいえ、慣習としてこれまでずっと続いている。

 たとえば、業務提携などで「NDA」(秘密保持契約)を交わす際も、印鑑を使うと契約締結までに2~3週間かかる。本社に法務部や総務があり、事業所が別の場所にあると、同じ企業内でも印鑑をもらって相手側に郵送するのにもタイムラグが生じてしまう。そうなると契約のプロセス自体に遅れが生じて、企業競争力が削がれてしまうのだ。

 また、ハンコ文化はセキュリティ面でも時代遅れだ。悪意ある人間が印鑑を勝手に使うことができるのに、誰が押印したのか証明できない。技術の進歩により、印鑑証明を出した印鑑であっても、3Dプリンタで容易に偽造できてしまう。印鑑は、非常に脆弱な証明手段なのだ。

 では、ハンコ文化から脱却し、企業競争力を高めるには、どうすればよいのだろうか。

この記事の続き >>
・「電子契約」は裁判でも使える
・契約締結のリードタイムが短縮できれば、売り上げも上がる?
・シェア80%の安心感

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