脱Excel・脱ハンコ・脱ペーパー、請求業務の“3脱”はもう避けられない
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デジタル庁の創設や脱ハンコ業務への取り組みなど、ようやく政府もデジタル化に本腰を入れ始めた。ただ、民間企業でもまだデジタル化が進んでいるとはいえず、請求書をExcelで作成して印刷し、紙書類で回覧し、ハンコを押すといった非効率的な慣習が残っている企業も多い。コロナ禍では、テレワークが導入されたにも関わらず、こういった一部の非効率的な業務のために出社しなければならないケースも散見された。「脱Excel」「脱ぺーパー」「脱ハンコ」を実現する近道はないのだろうか。
（Photo/Getty Images）
コロナですら動かせなかった日本企業の紙・ハンコ文化
新型コロナウイルスの感染拡大により、新たな働き方としてテレワークが急速に広がった。その一方で、「ハンコや印刷、請求書を発送するために出社した」という声が聞かれるのも事実だ。ようやく働き方に変化の兆しが見え始めたのに、なぜ請求業務は変化に追い付けないのだろうか？その大きな理由の1つとして、請求書は受取手ありきであるという点だ。いくら送る側が請求書の電子化を進めたとしても、受け手側が紙の原本しか受け付けなければ、いやが応でも請求書を印刷し、押印して封筒に入れて投函する業務が発生する。
さらに日本企業の場合は、請求書を送付する前に上長などがダブルチェックして、書類を回覧して確認するプロセスもあり、その業務フローでも承認印が求められる。そのため請求業務は、どうしても印鑑──いわゆるハンコ業務がつきまとうのが、従来の悩みのタネだった。
コロナ禍を経験して、出社ありきの業務プロセスの問題点をどの企業も痛感しただろう。出社しなくても請求業務を回せる仕組みを作ることは、もはや喫緊の課題だ。実際こういった業務の改善を図るために、クラウドに解決を求める企業も多くなっている。
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