業務効率化を阻む強敵…「属人性」と「個別最適」をバックオフィスから無くすには

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今回のコロナ禍では、経理、総務、人事などのバックオフィス業務の担当者から「テレワークできない」という声が多数上がった。結果、脱ハンコやペーパーレスの動きにつながったが、実はより根本的な問題は残ったままだ。それがバックオフィス業務そのものの改革である。バックオフィス業務全体を効率化し、データ活用、さらにDX（デジタルトランスフォーメーション）にまでつなげていくためには何が必要なのだろうか。

全体最適されていないシステムが業務効率化を阻む

（Photo/Getty Images）

中堅・中小企業のバックオフィス部門が抱える根本的な課題とは

　新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークを導入した。しかし、テレワークを導入した企業でも、全社員がその恩恵を享受できたわけではない。特に問題になったのが、経理や総務、人事などのバックオフィスに関わる業務だ。

　紙文書による申請、申請の承認、あるいは会計や人事などの各種データをシステムに入力するために出社せざるを得ないといった声が、多くの企業のバックオフィス部門から聞こえてきたのである。

　その背景には、バックオフィス部門がもともと抱えていた課題がある。それが“業務の属人化”だ。特に量的・質的にリソースが不足しがちな中堅・中小企業では、足りないリソースを人でカバーするため属人化が起きやすい。言うまでもなく、属人化が起きればテレワークは難しくなり、情報共有やデータ活用も困難になる。

　属人化が起きる原因は、システム側にもある。それがシステムの個別最適化である。部門ごとに給与、販売・仕入、会計などのシステムを導入し、部門内で最適化されているケースは非常に多い。これが常態化すると、システム間をまたいだ処理が困難になる。

　たとえば、データの二重入力などは、その典型だ。さらに、業務効率化を目的にワークフローシステムを導入しても、システムが異なるため十分に連携できず、属人的な業務が残ってしまう。こうした課題を解決し、バックオフィス業務を改革するには、どのような対策が有効なのか。

この記事の続き＞＞

・バックオフィス業務の全体最適化をどうやって実現するのか

・ERP一体型ワークフロー、そのメリットとは

・テレワークや店舗、外回りの活動をサポートするワークフローシステム