- 2026/02/05 掲載
【プロンプト公開】喋るだけで日報完成！「ChatGPT×音声」30→5分の神ワザ3ステップ
連載：製造業に役立つ生成AI活用術
業務日報やトラブル報告に30分かけて資料を作成していませんか？ 工場で発生する日々のトラブルや業務の報告を、まだExcelや紙で行っている企業が多いのが、日本の製造業の実態だと思います。ですが生成AIを活用するだけで、5分で日報を作成することができます。今回は、生成AIと音声入力を活用して業務日報を効率よく書く方法を、実践形式でわかりやすく解説します。自社用にカスタマイズできるプロンプトも公開しているので、ぜひ活用してみてください。
IKIGAI lab.オーナー / 某大手メーカー AIスペシャリスト
大手メーカーのグループ横断で生成AI教育を実施。営業職や製造業、自治体業務など40,000人を超える組織にて、教育コンテンツを作成し社内の生成AI人材育成に携わる。社外では生成AIコミュニティ「IKIGAI lab.」のオーナーを務め、NewsPicksやインプレス、ビジネス+ITなど7社にて記事を執筆および監修。企業登壇も多数。YouTube「ジェネトピ」でもゆるっと生成AI活用を発信中。
生成AI最前線「IKIGAI lab.」：https://newspicks.com/topics/ikigai-meets-ai
ジェネトピ：https://youtube.com/@genai-topic
なぜ「音声入力」が有効なのか？
日々のトラブル報告や業務報告など、入力の手間が現場の負担となっているケースが多く存在しています。管理部門側も、入力はされているけれどテキストだけでは思い出せず、結局は現場の方に直接聞かなければならない…なんてこともあるのではないでしょうか？
そんな時に有効なのが、音声入力です。PCでタイピングするよりも早く、その場でスマホを使って入力できるので、記憶が新鮮なうちに、メモをすることができます。
また、海外に生産拠点がある企業では、現地の言語を日本語にしたり、日本語の書類を現地の言葉に変換することにも生成AIが活躍します。
そんなときに有効なのが「GPTs」です。事前にプロンプトを設計し、ユーザーからの音声入力の内容を基に、HTMLとWord形式で、報告書を作成できます。
ここからは、業務日報を生成AIで効率的に作成する方法を、3つのステップに分けつつ、画像付きでわかりやすく解説します。
途中にはプロンプトを掲載したので、そのプロンプトを自由に改良してください。プロンプトを工夫することで、手書きメモの写真を入力したり、多言語への対応を可能にしたり、ホワイトボードの内容を報告書に変換することもできます。 【次ページ】ステップ2：「プロンプト大公開」、自社用にカスタマイズ可能
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