メールの保管方法を改善する際に注意するべき5つのポイント
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メールはすでにビジネスには不可欠のツールといっていい。そのため、昨今ではセキュリティにも配慮し、迷惑メール対策なども施す企業が増えてきた。しかし、メールの動き（フロー）には注意を払う一方で、蓄積されるメールデータ（ストック）はいかがだろうか？過去のメールは必要ない、送受信メールのログさえ取っていれば大丈夫、と考えているなら、その対策は不十分だ。直近では、ある金融機関の社長がメールデータを不正に削除し、逮捕に至った事件などがマスコミに大きく取り上げられた。こうしたことからみても、企業は今、メールの真正性、整合性について、厳しい管理・運用が課せられていることがわかる。ここでは、メールの保管方法を改善する際に注意するべき、5つのポイントをご紹介しよう。
昨今のメールシステム事情
メールを使わないビジネスはもはや考えられないが、身近なツールとして業務に浸透すればするほど、付随する管理コストや運用の問題などがあらわになってくる。メールサーバや各人のPCのハードディスクを圧迫する既読メールとその管理・整理、アドレス帳の管理や誤送信、はては「あのメールが見つからない」といった相談まで、まさに枚挙にいとまがない。さらに問題を複雑にしているのは、上記の社内管理要件以外にも、J-SOX法、個人情報保護法、迷惑メール防止法などが施行され、ガバナンス、コンプライアンスに関する管理責任も考えた、メールシステムの運用・管理をしなければならないことだ。こうした状況下では、送受信メールのログを残したり、単純にデータをバックアップするだけでは不十分だ。つまり、データの真正性を担保し、必要なときに必要なメールを抽出でき、データ容量を抑えて効率よく保管するシステム、すなわち「メールアーカイブ」が求められる。既にアーカイブ機能を持った製品を導入済み、という場合でも、数年前と今では事情も大きく変わっている。メールアーカイブを導入するうえで注意するべき5つのポイントから、自社のメールシステムを見直していただきたい。
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