働き方改革には、なぜ「ファイル共有だけ」のクラウドストレージではダメなのか
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いまや「働き方改革」や「オープンイノベーション」は、企業が取り組むべき重要なテーマとなった。いずれも、その実現には社内ネットワークを越えたファイル共有やコラボレーションが求められるのはいうまでもない。しかし、メールやファイルサーバといった既存のツールは、こうした変化に対応できているとはいいがたい。では、新しいコラボレーションの実現に求められるツールの条件とは何か。ヒントはファイルを中心としたクラウド上のコラボレーションにあった。
（© stokkete – Fotolia）
急速に高まる社内外とのファイル共有、コラボレーションのニーズ
企業の人手不足は、深刻さを増している。厚生労働省が4月28日に発表した3月の有効求人倍率 1.45という数値は、バブル期の1990年11月以来26年ぶりの高水準だという。労働力人口が減少していく中、企業にとっては優秀な人材をいかに確保するかが、ますます重要になっているのである。それには、現役世代はもちろん、女性や高齢者も含めて、多様な人材にとって働きやすい環境を整備することが求められる。つまり、テレワークや在宅勤務など、ITを活用してネットワーク越しのコラボレーションの仕組みを整備することは、いまや企業の生き残りに不可欠な条件なのである。
ビジネスの現場でもモバイルデバイスを持ち歩き、時間・場所に制約されることなく社内外のシステムを利用するのはもちろん、最近は、社外の組織・個人と積極的にコラボレーションし、新たな価値を生み出す「オープンイノベーション」にも注目が集まっている。
しかし、こうした変化に対し、既存のツールは十分に対応できているとはいいがたい。その典型がメールだ。メールを使う以上、宛先ミスやファイル添付ミスなどのヒューマンエラーは避けられない。また、メールは、サイズの大きいファイルを送るのは不得手だ。さらに、サイバー攻撃で最も悪用されるのもメールである。
また、ファイルサーバによるデータ共有も十分ではない。社内ではデータを共有できるが、社外からアクセスするにはVPNなどの特殊な仕組みが必要になる。このため、せっかくモバイルデバイスを持っているのに、報告書の入力のためだけに営業担当者がわざわざオフィスにも戻るようなケースも珍しくはない。
さらに、情報の散在も問題だ。ある情報は社員の端末、別の情報はクラウド、また別の情報はファイルサーバというように、情報が社内外にバラバラに存在していると、活用が進まないばかりか、セキュリティリスクにもなりかねない。
こうした課題を解決するツールとして注目されているのが、クラウドストレージだ。クラウド上にファイルを保存し、社内外から共有する。実際、ファイル共有・管理ツールを導入した企業への調査によると、その導入理由のトップは業務効率化で77.8％、それにセキュリティ強化の55.6％、コスト削減の25.0％が続いており、働き方改革（業務効率化）といった攻めとセキュリティ対策といった守りの両面がフォーカスされて導入に至っていることがわかる。
ただし、企業で利用するには、厳格なアクセス管理やセキュリティが求められるため、コンシューマ用のサービスはリスクが高い。とはいえ、禁止したら前述の課題は解決せず、むしろシャドーITが蔓延するリスクも高まる。また、単純なファイル共有だけで真の働き方改革を実現できるのかという疑問も生じてくる。ではどういう解決策が考えられるのか。
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