生成AI「導入するだけ」ではダメ？ 業務DXに非構造化データの統合管理が必要なワケ
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ビジネスのあらゆる領域で生成AIの導入が進んでいる。しかし、生成AIのメリットを最大限享受するには、企業データの8割を占める見積書や請求書、契約書、図面など非構造化データの管理がカギを握る。また、サイロ化したシステムではデータが分断され、AIが正確な結果を導き出せないため、「データ統合管理プラットフォーム」が重要なポイントとなる。AI時代を見据え、エンタープライズコンテンツ管理（Enterprise Contents Management：ECM）を用いたデータ管理基盤構築を構築、実現していくために必要なポイントを解説する。
ソリューション・コンサルティング統括本部
西野寛史氏
生成AI導入に「文書管理プラットフォーム」整備が必要な理由
DX推進に向け、ビジネスにおける生成AI活用の重要性が高まっている。AI時代のデジタルオペレーション戦略をテーマにしたイベント「OpenText Summit Japan 2024」では、ソリューションコンサルタントとして活躍するオープンテキスト 西野寛史氏、デロイト トーマツ リスクアドバイザリー小寺洋輝氏がセッション登壇し、生成AIのビジネス活用について考察した。本稿では、両者が講演した内容をダイジェストで紹介する。
セッション前半、オープンテキスト 西野寛史氏は「導入企業が増えている生成AIだが、そもそもビジネス活用において、とりわけ重要になるのはAIが参照するデータの基となる文書管理である」と説明した。
いわゆるOffice文書を始めとする非構造データの管理、たとえば、版管理や権限管理など、ECMにおける基本の「企業文書の一元管理」が不可欠だという指摘だ。
というのも、まずデータソースとなる企業ドキュメントの新旧が判断できない状態、すなわち版管理されていない状態では、生成AIは誤った情報を含む旧版からも、まことしやかに回答を返してしまう結果となる。事実に基づかない情報や、実際には存在しない情報を生成する「ハルシネーション」などの問題が指摘されるが、それ以前の根本的問題である。
また、AIのデータソースがデータの閲覧権限範囲とリンクしていない場合、「本来開示されるべきではない情報まで、生成系AIが利用者に伝えてしまうリスクがある」と西野氏は指摘する。この問題に対しては、企業ドキュメントの権限管理は必須といえる。
さらに、企業ドキュメントが散在している場合、「AIは極めて狭い範囲でしか洞察を与えてくれない」といった問題もある。こうした問題を解決するためにも、生成AI導入に際しては、ベースとなる文書管理基盤を整備していくことが重要だ。
そしてこの文書管理は生成AIが目的ではなく、あくまで業務をデジタル変革させる、すなわち業務DXを目的とした取り組みであるべきであり、これにより、業務DXを通じてリッチで確かなデータソースが継続的に蓄積され、それによって、生成AIの利用価値も継続的に向上し、結果として企業の競争力も継続的に向上していく──。これが、西野氏が提唱するベストアプローチだということだ。
では、業務DXにおける「あるべき文書管理」とはどういったものであろうか。この問いに答える形で、デロイト トーマツ リスクアドバイザリー 新規事業推進 マネジャー 小寺洋輝氏のセッションにバトンタッチされた。小寺氏は、改めて企業が直面する社会的な変化について言及した。デジタル化の進展によって、人々のマインドや社会の価値観は日々アップデートされ、消費者の購買行動や企業で働く従業員のエンゲージメントの変化にもつながっている。
デロイト トーマツ リスクアドバイザリー
新規事業推進マネジャー
小寺洋輝氏
また、ビジネスを取り巻く環境に目を向ければ、昨今の物価高、資源の高騰や経済のインフレ基調、そして人材不足や採用難といった問題もある中で、企業にとってDXの進展は大きなテーマとなっている。そこでデロイト トーマツ リスクアドバイザリーでは、デジタルを駆使した内部統制の高度化という観点で「Future of Controls（内部統制の未来）」というコンセプトを提唱している。
セッション前半、オープンテキスト 西野寛史氏は「導入企業が増えている生成AIだが、そもそもビジネス活用において、とりわけ重要になるのはAIが参照するデータの基となる文書管理である」と説明した。
いわゆるOffice文書を始めとする非構造データの管理、たとえば、版管理や権限管理など、ECMにおける基本の「企業文書の一元管理」が不可欠だという指摘だ。
というのも、まずデータソースとなる企業ドキュメントの新旧が判断できない状態、すなわち版管理されていない状態では、生成AIは誤った情報を含む旧版からも、まことしやかに回答を返してしまう結果となる。事実に基づかない情報や、実際には存在しない情報を生成する「ハルシネーション」などの問題が指摘されるが、それ以前の根本的問題である。
また、AIのデータソースがデータの閲覧権限範囲とリンクしていない場合、「本来開示されるべきではない情報まで、生成系AIが利用者に伝えてしまうリスクがある」と西野氏は指摘する。この問題に対しては、企業ドキュメントの権限管理は必須といえる。
さらに、企業ドキュメントが散在している場合、「AIは極めて狭い範囲でしか洞察を与えてくれない」といった問題もある。こうした問題を解決するためにも、生成AI導入に際しては、ベースとなる文書管理基盤を整備していくことが重要だ。
そしてこの文書管理は生成AIが目的ではなく、あくまで業務をデジタル変革させる、すなわち業務DXを目的とした取り組みであるべきであり、これにより、業務DXを通じてリッチで確かなデータソースが継続的に蓄積され、それによって、生成AIの利用価値も継続的に向上し、結果として企業の競争力も継続的に向上していく──。これが、西野氏が提唱するベストアプローチだということだ。
では、業務DXにおける「あるべき文書管理」とはどういったものであろうか。この問いに答える形で、デロイト トーマツ リスクアドバイザリー 新規事業推進 マネジャー 小寺洋輝氏のセッションにバトンタッチされた。小寺氏は、改めて企業が直面する社会的な変化について言及した。デジタル化の進展によって、人々のマインドや社会の価値観は日々アップデートされ、消費者の購買行動や企業で働く従業員のエンゲージメントの変化にもつながっている。
新規事業推進マネジャー
小寺洋輝氏
また、ビジネスを取り巻く環境に目を向ければ、昨今の物価高、資源の高騰や経済のインフレ基調、そして人材不足や採用難といった問題もある中で、企業にとってDXの進展は大きなテーマとなっている。そこでデロイト トーマツ リスクアドバイザリーでは、デジタルを駆使した内部統制の高度化という観点で「Future of Controls（内部統制の未来）」というコンセプトを提唱している。
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・ガバナンス強化とDX進展を両立する「Future of Controls（内部統制の未来）」とは？
・AIで「攻めのDX」「守りのDX」を両立
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