快適なテレワークを阻む「ハンコ出社」「印刷出社」
新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言を機に、利用が一気に広がったテレワーク。当初こそ戸惑いの声があったものの、今では移動時間の削減や柔軟な働き方による職場の魅力向上などのメリットが広く認知され、新型コロナの収束が見通せない中、今後の新たな働き方として多くの企業で日常業務でも採用されている。
ただし、これまでの“当たり前”を変えるのが困難であることはリモートワークでも同様だ。中でも多くの企業を悩ませているのが、紙やハンコを伴う業務の存在だ。実際に、テレワークを実施しながら書類やハンコのために社員が出社を余儀なくされている企業は6割を超えているという。この状況を放置しては、リモートワークに切り替えながらも、そのメリットを十分に引き出すことは難しい。
では、改善の方策としてどのようなものが考えられるのか。その現実解として活用が進んでいるのがクラウドだ。PCとネットワーク環境があればどこでも仕事ができるのがクラウドの1番のメリットである。利用できるアプリも、G SuiteやZoomなどの業務系から、会計や給与計算などの基幹系まで幅広く、それらの活用を通じて職場と同様に仕事をこなせるようなる。
だが、単にクラウドを導入すれば万事解決というわけではない。すでに述べた「紙とハンコ」を伴う業務をオンラインで完結させるにはポイントがある。ここからは、テレワーク時代のクラウド活用法を紹介する。
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・紙・ハンコ業務のオンライン化、そのポイントは？
・年末調整の2万8000枚の書類を削減、管理側・申請側の負担を最小化
・リアルタイムの労務管理データ分析が従業員とバックオフィスをつなぐ