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　本調査では、勤務先から明確に許可されていない（禁止されている、規定があるかどうか分からない）ファイル共有ツールの使用について聞いたところ、従業員の3割以上（33.3％）が社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験があると回答した。


　勤務先でどのようなツールが許可されているか、あるいは禁止されているかについての質問では、従来型のメール（Webメール以外のメール）については約8割が使用可否に関する規定があると回答した一方で、オンラインストレージについては、半数以上が勤務先において規定がない、もしくは、規定があるかどうか分からないとした。多くの企業で、オンラインストレージの業務利用に関するルールが未整備であることがわかった。


　また、オンラインストレージの業務利用を禁止している企業、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者は、従業員の勝手なオンラインストレージの業務利用について、「多くの従業員が使っていると思う（10.1％）」または「一部の従業員は使っていると思う（54.5％）」と回答しており、従業員の利用が進んでいると認識している管理者は6割以上にのぼった。


　また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを指定している情報管理者のうち59.5％が、現状指定しているツールについて、ファイル共有ツールとしては不十分と認識しているという。

　主な理由として、「ファイルが外部に漏えいするリスクがある（30.4％）」、「従業員の業務効率を下げている（20.3％）」などが挙がった。