記事 ペーパーレス化 【動画】PDFをセキュアにやり取りするには「パスワード保護」だけでは不十分? 2020/12/24 テレワークが推進されたことで、社内外問わずオンライン上でビジネス文書をやり取りする機会が増えている。そのため、機密情報を扱う文書を中心に情報改ざんや漏えいなどを防ぐためのセキュリティ対策が重要視されつつある。デジタル文書をより安全にやり取りするにはどうすれば良いのか? 以下の動画では、多くのビジネスシーンで利用されるPDFファイルについて、デモを交えながら安心して展開するためのセキュリティ対策の実例を3つの視点から紹介する。
記事 ワークスタイル・在宅勤務 【動画】64%が「やむなく出社」…テレワークだけで完結できるビジネス環境の作り方 2020/12/24 勤務場所を問わず業務の遂行を可能にするテレワーク。これまでは「働き方改革」や業務効率化などの側面が注目されていたが、新型コロナウイルスの影響によって業務継続計画(BCP)対策としての役割も期待されている。しかし、テレワークの実態調査では、紙書類の確認や捺印などでやむなく出社した従業員は64.2%と多く、環境整備の面で課題を感じた企業も少なくない。暫定的な対応ではなく、テレワークを最大限活用した働き方や環境をどう構築していくべきか? 以下の動画では、テレワークを実施して感じた業務上の課題などの調査結果を踏まえ、テレワークに必要な要素を洗い出し、その最適な実現方法を提案する。
記事 ワークスタイル・在宅勤務 【動画】マルチデバイス対応が鍵! 場所や時間に影響されない「働き方」実現のヒント 2020/12/24 働く場所や時間に影響されない「新しい働き方」を志向する企業やビジネスパーソンが増えている。そうした流れを後押しするのが「モバイル」や「クラウド」といったデジタル技術だ。特にデスクトップPCやノートPCのみならず、タブレットやスマートフォンなどマルチデバイスで業務を行える環境が、今後の主流となることは間違いないだろう。そうした環境下で、オンライン上でのビジネス文書のやり取りやコラボレーションをより快適、かつ安全に実現するためには何が必要なのか? 以下の動画では、デジタル文書にまつわるワークフローの効率化に欠かせない環境を構築するためのヒントを提案する。
記事 Office、文書管理・検索 【動画】PDF活用で「約65%」も生産性向上? PDFにまつわる誤解を紐解く 2020/12/24 多くのビジネスシーンで活用されているPDFファイル。デバイスやOSに依存しないセキュアなファイル形式であるが、「編集ができない最終形式」「PDFになっていれば、どの作成ツールでも変わらない」という誤解がある。以下の動画では、PDFファイルにまつわる誤解を解説するとともに、よりPDFファイルをより快適に活用するための方法を提示。文書編集や管理、モバイルアクセスなどのワークフローにおいて約65%もの生産性向上を実現できるツールを紹介する。
記事 ペーパーレス化 【動画】労働時間の「3割」が紙の業務… 単なるペーパレスを超えるデジタル化のコツ 2020/12/24 ビジネスにおけるデジタル化が叫ばれつつも、稟議書や契約書、納品書など紙の書類に依存する業務プロセスはまだまだ存在する。文書の回覧や署名・承認、保管、検索など紙媒体の書類に関する間接業務に従業員の労働時間の「3割」がとられているという調査結果もある。また、社内文書を単にデジタル化したり、回覧や承認フローを電子化しても、社外とのやり取りなどの旧来プロセスは残る。モバイルワークやテレワークなどへの移行を阻害する原因にもなる。紙や手作業などのプロセス全体をデジタル化するにはどうすれば良いのか?
記事 イノベーション ニューノーマル時代では「財務経理部門」こそがイノベーションを起こせる理由 2020/10/28 コロナ禍は企業の常識に大きな変化をもたらし、新しい常識、いわゆるニューノーマルが浸透しつつある。今こそCX(Corporate Transformation、コーポレートトランスフォーメーション)を実現し、ビジネスとプロセスの両面でデジタルトランスフォーメーションを果たす必要がある。これをけん引するのは、経営層でも、営業部門でもなく、実は財務経理部門であるという。彼らがストラテジストとしてイノベーションを起こすのだ。
記事 業務効率化 ベテラン頼りは高リスク?「バックオフィスのDX」こそ今やるべき理由 2020/09/14 企業の人材不足がますます懸念される中、限られた人数で高い生産性を実現していくためにも、デジタルをうまく取り入れることが喫緊の課題だ。だが企業の直接部門に比べて、バックオフィス部門のデジタル化は遅れがちだ。新型コロナウイルスの影響でテレワークも増える中、どうすればチーム内で齟齬(そご)なく意思疎通して効率的に業務をこなすことができるのか。「チームのタスク管理」の観点からその答えを探る。
記事 ペーパーレス化 ペーパーレス化を実現する“正しい”方法、なぜシステム導入だけじゃムリ? 2020/08/24 新型コロナウイルスは、企業が抱えていた非効率性、もしくはこれまで先送りしてきた課題を一気にあぶり出した。ペーパーレス化もその1つだ。コロナ以前からその必要性は叫ばれていたが、今回のコロナ禍では、リモートワークを妨げる原因になってしまった。そこで今、特に遅れていた経理部門のペーパーレス化を進めるため、「経費精算業務」の改革に取り組もうとする企業が増えている。ただし、経費精算システムを入れただけではペーパーレス化は難しい。それはなぜなのか。その理由と対策を解説する。
記事 ペーパーレス化 「経費精算のために出社」から卒業、“真のテレワーク”で従業員を救うには 2020/04/13 現在多くの企業が、感染症のパンデミック(世界的流行)対策や事業継続計画(BCP)の観点からテレワーク導入の必要性に迫られている。急きょテレワークを導入した企業の中には、十分な準備期間が取れないまま、従業員がある日を境に急にオフィスに出社しなくなったことで、一部の業務に支障を来しているケースもあるという。特に、いまだに紙の書類や帳票を使った処理が主流となっている「経費精算」は、多くの企業でスムーズなテレワーク導入の障壁となっているようだ。ペーパーレス化がなかなか進まない業務の代表ともいえる経費精算を電子化して、快適なテレワーク環境を実現するには、一体どのような施策が有効なのだろうか?
記事 ペーパーレス化 「紙よさらば」 古めかしい経費精算を捨てクラウドでいつでもどこでも「安く、ラクに、透明に」 2020/03/11 働き方改革は企業のさまざまな業務に関わる。そのため、「どこから手を付けていいかわからない」と悩むケースもよく聞かれる。そこで推奨したいのが、“出張・経費精算業務のデジタル化”だ。すべての社員の業務に関わることでもあり、税制もこうしたペーパレス化、デジタル化を後押しするため急ピッチで改正が進んでいる。また、昨今の事業継続性の観点からも、テレワーク導入を検討する企業が増加。紙に頼る業務は対応が難しいことが浮き彫りになっている。では、具体的にどう改革していけばよいのか。その道筋を整理する。
記事 ペーパーレス化 「脱・ハンコ」で契約のリードタイムを3週間から1日にする方法 2019/09/30 近年、企業同士の契約締結に変化の兆しが見える。グローバル化で海外取引が増え、コンプライアンスの観点から、これまで口約束が通用していた国内の業界でも、正式な契約を交わすようになってきたのだ。こうした状況で、契約書を作成し、担当者が押印し、契約相手に契約書を送付し…という手間が発生するが、その間に相手は別の企業と契約をしてしまうかもしれない。だからこそ、従来の印鑑を使う契約を簡素化し、リードタイムを短縮することで企業競争力を高める必要がある。その方法とは?
記事 ペーパーレス化 「脱・紙の申込書」でデータ活用・コスト削減・セキュリティを強化する方法 2019/09/30 インターネットの普及によって、顧客の購買行動は大きく変わった。スマホを駆使し、ECで買い物をすることは当たり前となった。一方で、フィットネスや美容院といったサービス提供型の店舗では、思うようにデジタル化が進まず、申し込みには紙が使われ、店舗従業員は紙からパソコンへの転記作業に追われてしまう。転記作業を省いて一発でデータをデジタル化し、さらにデータを活用する方法はないのだろうか?
記事 業務効率化 経費精算を「完全効率化」、カメラ撮影やカード読取に加え「領収書もゼロに」する 2019/08/20 交通費や交際費などの経費精算は、ビジネスの現場にとっても、経理部門にとっても面倒な作業だ。いまだにExcelや紙を使っている企業も多い。これを自動化・効率化するのが経費精算システムだ。ただし、最先端の経費精算システムを導入したとしても、「一番やっかい」とも言える原本と金額の突合作業、領収書の保管業務は残ってしまう。このムダな作業から経理部門を救う秘策はあるのだろうか。
記事 コンプライアンス 「文書電子化」最強マニュアル、元 国税庁の税理士が答える10問10答 2019/02/20 2015年に電子帳簿保存法の要件が緩和されたことがきっかけとなり、国税関係書類のスキャナ保存の申請数が爆発的に増えている。とはいえ、明確な目的を持たずに、単に紙を電子化して保存するだけでは、うまくいかないケースも多いという。そこで、国税局OBで電子帳簿保存法のエキスパートである袖山喜久造 氏に、スキャナ保存の法的要件や、電子化の際に注意すべき点、システム導入時のベンダー選定の決め手など、文書電子化について1問1答形式で回答してもらった。
記事 業務効率化 「大幅にやり方を変えたくない」…ワークフロー改善、現場の抵抗にどうケリをつけるか 2018/07/27 従業員の生産性向上や、モバイルを活用したワークスタイル変革など、働き方改革に取り組む企業が増えている。時間と場所に縛られない働き方を実現するために、カギを握ることの一つが、ワークフローシステムの改善だ。これまでも業務改善、改革のテーマとしてたびたび取り上げられてきた「古くて新しい」主題だが、ワークフローの改善を阻む課題はどこにあり、どうやって解決すればよいかを紹介する。
記事 電子帳票・帳票出力 なぜ某大手飲料メーカーは、シェアNo.1ではなく純国産の帳票システムを選んだのか? 2018/01/30 企業のビジネスと密接な関係にある「帳票」。その業務の効率化、改革に成功すれば、生産性は飛躍的に向上するだろう。またビジネスの変化に伴い、あるべき帳票システムの姿も変化していくのが当然だ。ここでは、某大手飲料メーカーの事例をじっくりと紐解きながら、本当に有効な帳票システムはどのように選択し、構築すべきかを探ってみよう。
記事 ペーパーレス化 請求書1通に45分? IT化が遅れる「請求書業務」、実は大きい効率化のメリット 2017/08/03 業務効率化による生産性向上、そしてその先にある「働き方改革」は、多くの企業にとって喫緊の課題となっている。効率化のカギはITによる「電子化」や「標準化」にあるが、多くの業務がIT化される中、経理業務、とくに請求書の業務は依然として紙に依存する企業が多いのも事実だ。請求業務に要するコストや手間はどれくらいあり、請求業務のIT化を阻む課題はどこにあるのか。業務効率化のネックとその解決策について探った。
記事 業務効率化 「日本企業の『経営力不足』は致命的」 赤羽雄二氏に聞くホワイトカラーの生産性向上 2017/07/28 日本企業の生産性向上、特にホワイトカラーの生産性向上は、いまや喫緊の課題となっている。近年注目を集める「残業の抑制」や「ワークスタイル変革」も、生産性向上の手段だ。では、生産性向上のため、経営者を含めたビジネスパーソン一人一人が今日から実践できる具体的な取り組みは何だろうか? ベストセラー『ゼロ秒思考』の著者である赤羽 雄二氏に、日本企業が抱える課題とともに、生産性向上のために今求められていること、その中でITが果たす役割などを聞いた。
記事 Office、文書管理・検索 電子帳簿保存法「スキャナ保存制度」は、業務を劇的にカイゼンできる契機だ 2016/08/25 今、企業内文書の電子保存の機運が再び高まっている。背景にあるのは、電子帳簿保存法(電帳法)のスキャナ保存制度が2年連続で改正されたこと。特に今年は、スマートフォンやデジタルカメラによるスキャンが認められることもあり、企業からの注目度も高い。この制度をフル活用すれば、倉庫などに大量に保管されている紙書類を処分することはもちろん、業務プロセスを一気に改善できる契機になる。ここでは、電帳法の基礎から活用例、陥りがちな問題とその解決方法について解説する。
記事 業務効率化 1700社が導入するには理由がある 「業務プロセスを最適化」するワークフローの選び方 2016/07/20 承認プロセスをシステム化する「ワークフローシステム」。多くの業務パッケージやクラウドのグループウェアにもワークフロー機能を備えたものがあり、気軽に導入できる反面、製品やサービスの選択肢が多く、どれを選んだらよいか悩ましい。そこで、ワークフローシステムの目的・用途に応じた選び方や、業務プロセス最適化を実現するためにはどのような機能が必要か、富士電機の今長 貴憲氏に話を伺った。
記事 電子帳票・帳票出力 現場・経理・マネージャー、それぞれの事務処理負担はどうすれば削減できるのか? 2016/03/30 企業の統合、再編、合従連衡など、経営の効率化や意思決定のスピード化に取り組む動きが活発化する中で、業務システムの統廃合を進めながら、非常に短い期間で従来の業務運用ルールを整理し、新たな価値を作り出していくといった取り組みが求められている。しかしながら、稟議申請、経費精算などの業務の効率化、IT化と現場業務の円滑な遂行という両立に悩む企業はまだまだ多い。現場部門・経理部門・マネージャー層の業務の効率化はどうあるべきか? 経費精算や稟議申請業務を中心に課題と解決策を紹介しよう。
記事 電子帳票・帳票出力 横河ソリューションサービスが全社3000名規模で取り組んだ、トップダウンでの電子決裁システム導入 2015/10/16 従業員数約3000名を抱える横河ソリューションサービス。同社は毎年1万件にのぼる稟議を紙で処理していた。しかし2013年12月、意思決定スピードの向上や間接業務削減、ペーパーレス化を目的に稟議決裁システムを導入し、紙で処理する稟議からの脱却をはかった。同社は、いかにして稟議プロセスの電子化を実現したのだろうか。
記事 ペーパーレス化 請求書の紙文化はなくなる。請求書の電子化が企業にもたらす効果とは? 2015/04/09 行政や企業内の電子化・ペーパーレス化が進む一方で、依然として“紙”による帳簿でのやり取りが主流のままで残っているのが請求業務だ。普及のハードルとなっていた先入観や誤解を払拭し、電子帳簿システムへの移行を進めることで、企業はこれまでにない大幅なコスト削減や業務効率化のメリットを得ることができる。そこに一歩踏み出すための、具体的な方法論を考えてみたい。
記事 Office、文書管理・検索 【マンガで理解!】Excelの帳票集計で無駄な残業していませんか? 業務効率を大幅改善する画期的なシステムとは? 2014/10/10 社内全体のシステム化が進んだとはいえ、部門レベルでは非効率な業務がまだまだ残っている。その代表例が、Excel帳票の集計・管理業務だ。某中堅企業で働く営業課長も、予算会議を翌日に控え、部下が入力したExcelの予算管理データの集計で夜遅くまで残業に追われている。生まれたばかりの我が子が待つ家へたどり着くのは、今日も午前様になりそうだ……。
記事 ペーパーレス化 サンライズ事例:人財採用で想定外の活用、ペーパーレス化システム導入 2014/09/30 サンライズは、「機動戦士ガンダム」(以下ガンダム)シリーズをはじめ、数多くのヒット作品で知られる日本を代表するアニメーション製作会社だ。歴史あるプロデュース集団である同社の業務でもデジタル化は進行しているが、依然として紙を中心とする文化が根強い。膨大な数にのぼる紙資料をどうにかできないかということで、同社の情報システム課がまず取り組んだのが、役員会議のペーパーレス化だった。すると、人事課から想定外の提案があり、当初の目的に加え、新たな用途でも活用されることとなった。