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  • 2005/10/19

【中堅中小IT化】内線電話のIP化で、コスト削減とオフィス革命を実現 (3/3)

【コスト削減/IT電話/情報化の処方箋】中堅中小企業 IT戦略の成功事例~業種は違えど、ヒントを得られる~



IP電話によって
得られたメリット


 IP電話を導入したことで得られたメリットは、コスト削減だけではなかった。仕事のスタイル自体が大きく変わってきたのだという。
 IP電話機やIP電話ソフトを使うには、社内LANに接続できさえすればよい。そのため、社内の席が流動的になってくる。例えば、何かのプロジェクトで複数部署の人間が協力しながら進めなければならない状況は多い。この場合、電話機かパソコンだけを持って、関係者が近くに集まればいい。自分宛の電話はどこにいても受けられる。
 「社内電話網」といいつつ、IP電話ソフトを使えば社外からも「内線」通話できるし、3人同時に会話もできる。出張中でも、自宅からでも、海外のグループ企業とでも、いつでもどこでも電話会議が行えるようになった。短い時間ですぐ打ち合わせできるため、無駄な会議がなくなったという。また、電話をかける際、CallManagerのリストから相手を検索できるので、内線電話番号表も必要ない。

 電話をそれほど頻繁にする必要のない社員は、パソコンのIP電話ソフトを使うことで電話機を机に置かなくてもよくなった。以前のオフィスより個人スペースは20%程度削減したが、L字型の机なども合わせて使うことにより、ゆったりと仕事できるようになったそうだ。


社員1人あたりのスペースはそれほど広くないが、電話機を置かないことで机の上を有効に使える。また、仕事の内容に応じて、席を自由に移動できるようになった。


IP電話によって、
スタッフ部門の変化も求められる


 メリットの多いIP電話だが、コスト削減だけを考えて安易に導入するのは避けるべきだ。仕事のスタイルや社内のサポート体勢なども含めて、大きな視点から検討すべきだろう。例えば、IP電話を本格的に活用すると、先述したように社内の流動化が進む。座席表1つ取っても、従来の管理方式が通用しなくなってくる。
「従来、内線電話といえば、総務部門の管轄でした。誰がどの電話を受けて誰に転送するしないといったノウハウは総務が蓄積していたのです。しかし、IP電話はコンピュータ端末ですから、情報システム部門の協力が必要になります。電話番号を割り振るにも、今までなかった作業をしなければなりません。かといって、単純にサポートを外部に委託するのではこれまでのPBXと同じであり、IP化したメリットを得られないでしょう。もっとも、シスコのルーターを管理できるスキルがあれば大丈夫だとは思います。いずれにしても、どの部署がどのような作業を担当するかを明確にする必要があるでしょう。」

会社名:グローバル ナレッジ ネットワーク株式会社
所在地:東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル13F
主な業務内容:IT教育ソリューションプロバイダ(Cisco認定ラーニングソリューションパートナー)。企業の人財戦略にあわせた人財開発サービスの提供。
URL:TEL:0120-009686
FAX:0120-703702

●脚注
■グループウェア
社内での情報共有を簡単に行うためのソフト。主な機能として、複数メンバーに同じメールを送る同報メール、共有スケジューラ、共有アドレス帳、文書共有、プロジェクト管理などを備えているものが多い。利用者が専用のソフトを使うタイプと、Webブラウザからアクセスするタイプがある。

■サーバー
LANやインターネットなどのネットワークにおいて、他のコンピュータに対して、さまざまなサービスを提供するコンピュータの総称。必ずしも専用機が必要なわけではなく、普通のパソコンをサーバーとして使うことも多い。


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