メールの優先順位が「一目瞭然」の分類法

　移動中にメールを処理することは、忙しいビジネスパーソンにとって非常に有効な時間活用の手段です。特に電車の中では、座っている間にスマートフォンを使ってメールを確認したり、返信したりすることができるため、移動時間をムダにしないためにも、この機会を最大限に活用したいところです。

　しかし、ただ漠然とメールを処理するだけでは、結果的に時間をムダにしてしまうことも少なくありません。移動時間に効率よくメールを処理するためには、明確なルールを決め、的確な方法を取り入れることが重要です。

　では、そのルール・方法とは何でしょうか。


　筆者が推奨するのは「メールをあらかじめ分類しておく」ことです。具体的には、メールを以下の3種類に振り分けます。


　受け取るメールを3種類のどれかにしっかりと分けておくことが、効率的なメール処理の基本となります。

通勤電車で「まず読むべき」メールとは？

　そしてこの分類に基づき、それぞれのアクションを明確に区別することが重要です。

　まず、「読むだけでよいメール」は、内容を確認して終わり。特にアクションを起こす必要はありません。報告書などの資料が添付されているメールも、確認するだけでよいなら移動時間に読んでしまいましょう。未読メールを一通でも減らせると気持ちは軽くなり、その後の業務に集中できます。この種類のメールは通勤や取引先へ移動する電車の中など、限られた時間でさっと確認するのがおすすめです。

　2つ目の「すぐに返信できるメール」は、時間をかけずに簡潔な返信を心掛けます。お礼や承認の連絡など、特に詳しい説明が必要ない場合、短いフレーズで迅速に対応することがポイントです。


　こうしたよく使うフレーズを辞書登録しておけば、移動中にスマートフォンで素早く入力できます。

　そして3つ目の「後でじっくり対応する必要があるメール」は移動中、無理に対応する必要はありません。ただし、軽く目を通しておけば、オフィスに戻ってすぐに対応できます。移動中に内容を把握しておけば、その後のメール処理における優先順位も付けやすくなります。

　このように、分類ごとのアクションを決めておくことで、移動中という限られた時間でどのメールから対応するべきかの優先順位が分かりやすくなります。たとえば、「読むだけでよいメール」をさっと確認することから始め「すぐに返信できるメール」には短いメッセージをすぐに返し「後でじっくり対応する必要があるメール」については内容を確認するにとどめる。こうした順位付けを意識するだけで、隙間時間のメール処理効率が大幅に向上します。

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