今や、ビジネスの現場に必須のオフィスマシンといえば複合機である。今さらではあるが、複合機というのは、1つの筐体の中に、コピー機能、プリンタ機能、ファックス機能、スキャナー機能などをまとめて搭載し、1台でさまざまな用途に使えるように開発されたものだ。単体製品を個別に購入するよりコストパフォーマンスが高いため、日本企業の多くで導入が進んでいる。

図1 複数のオフィスマシン機能を統合した複合機

　複合機はさまざまなメーカーから発売されているが、企業の規模や業種によって最適な複合機の要件は自ずと異なるから、その選択には留意する必要がある。特に、中堅中小企業やSOHOにおいては、大手企業と同様の基準で複合機を比較検討すると、コストやオフィススペースに大きなムダが生じることがある。ここでは、中堅中小企業やSOHO向けに複合機選びのポイントをご紹介しよう。


　複合機はビジネスで利用するものである。ゆえに、何をおいても使い勝手をおざなりにするわけにはいかない。それでは使い勝手とは何か。これは他の言葉で表現するなら“ビジネススピードを妨げない利便性”と言い換えることができるだろう。

　たとえば、書類のコピーをとる。あるいは雑誌や新聞をスキャンする。何も考えずにさっととれるかどうか。最近の書類はA4サイズが中心になってきたが、雑誌を見開き単位で扱おうとしたり、大きく取り上げられた新聞記事を過不足なく保存しようとすると、A4サイズでは用を足さない。そうなると半分に分けたり縮小したりと、ささいな事務作業なのにいちいち頭で考えなければならない。こうした作業を効率化して本業に時間を割くためにも、複合機はオールラウンドに利用できるA3サイズ対応であることが理想だ。

　同様の理由で、給紙作業に頻繁に時間をとられるのもわずらわしい。2、3部資料を作成したと思ったらもう紙がないというのでは、ビジネスに集中できず、生産性が大幅に低下してしまう。コピーを取ったり、ファックスを受けたりする前に、用紙があるかどうかいつも気にしていなくてはならないようでは仕 事にならない。少なくとも一回で数百枚単位の枚数で収められるような機種を選ぼう。

図2 雑誌の見開きや新聞記事はA3でないとカバーできない