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2017年12月06日

働き方改革、まずは業務見直しから始めたほうがよいワケ

労働力人口減少や業務の多様化など、労働環境は急激に変化している。今、企業に求められるのは、社員が柔軟に働ける労働環境の改善・改革だ。日本政府も2016年に「働き方改革実現推進室」を設置し、働き方改革の取り組みを提唱している。では、どのように働き方改革を進めていくべきなのだろうか。大塚商会の静谷隆臣氏に「働き方改革」の進め方のポイントを聞いた。

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「働き方改革」と言われて久しいが、何にどう手を付けるべきなのか

(© bernardbodo – Fotolia)


働き方改革の一歩は、残業抑制から

 今、企業の労働環境に社会的関心が寄せられている。過剰労働に起因する痛ましい事件が報じられ、労働環境の見直しが求められるようになってきた。

 こうした事件は大企業に限った話ではなく、中小企業でも発生する可能性がある。ただでさえ人材不足が叫ばれる状況下、「過酷な労働環境」であるというイメージがついてしまえば、人材確保は難しい。労働環境の改善は中堅・小規模企業にとって重要な課題なのだ。

 静谷氏は「一般的な中小企業でも、労働環境の改善に手を打たなければいけないという意識はあるようです。しかし一言で『働き方改革』といっても、一体何から始めれば良いのかわからないというお客さまも多いようです」と現状を分析する。

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大塚商会
マーケティング本部 共有基盤新規ビジネスプロモーション部 統合企画課
課長代理 静谷隆臣氏


 では労働環境を改善するためには、まず何からスタートするのが良いのだろうか。静谷氏は「第一歩は業務の見直しです」と指南する。

「今、企業の長時間労働が問題になり、働き方の見直しを図ろうという気運があります。とはいえ従来の仕事が減ることはありませんから、どうやって業務を効率化していくのか? ということがポイントになります。そこで『働き方改革』というキーワードがクローズアップされているのです」(静谷氏)

 残業を減らすためには、仕事の効率を上げるか、仕事のやり方を変えるしかないのが実情だ。そうなると最終的にIT化による業務改革が威力を発揮することになる。たとえば、仕事のすき間時間や移動時間を無駄にせず、うまく有効活用することは定石の1つだ。これまで紙で行っていた業務をシンプルなプロセスにするために、アプリやWebサービスを導入することも選択肢に入るだろう。

「ただし、中小企業が大企業と同じことをすぐに始められるかというと、そうでもない。そこで最初の一歩として簡単にできるものに、一斉消灯が挙げられます。これは『終業時間になったら帰りましょう』という意識を社員にしっかり身につけてもらうものです。まずは帰りやすい雰囲気にすることが大切です」(静谷氏)

 仕事にメリハリをつけ、「ズルズル残業」をなくすことから始めようというわけだ。

 また、「サービス残業」削減も重要だ。このためには、社員の勤怠管理を見える化する必要がある。社員が利用するPCのログを監視するようなツールを活用するのも一考だ。

「勤怠状況とPCのログを照らし合わせれば、社員が本当にサービス残業をしていないかをチェックできます。残業申請をしないと、PCを使えないようにすることも可能です」(静谷氏)

 さらに、闇雲に残業を減らすのではなく、不公平感を解消するような社内ルールを整える工夫も必要だ。

 たとえば、同じ仕事をしている場合に残業が少ない社員のほうがボーナスが高くなる、といったルール作りでもよいだろう。業務を早く終えて帰る人を評価する制度が働き方改革に結びつくからだ。

テレワーク導入で業務の効率化を実現する!

 ズルズル残業やサービス残業を抑制するのは良いことだ。しかし、やるべき仕事量は以前と変わらない。そうなると、いかに仕事をうまく処理していくかという「業務効率化に結びつく施策」を練らねばならない。

 静谷氏は「会社に来なければ仕事ができないという環境をいかに解消していくかがキーになると思います。たとえば、移動時の車中や、出張先のホテル、在宅勤務など、いつでもどこでも仕事ができる環境を構築することがポイントになります。とはいえ、まだ中小企業では、コストがかかる、導入の敷居が高い、というイメージから、テレワーク環境が整備されていないところも多い。しかし、実はテレワークは簡単に導入できるのです」と説明する。

 テレワークを実現するには、遠隔地(リモート)から社内のシステムに安全にアクセスできる環境が必要だ。以前であれば、SSL-VPNのような高価な装置を社内と拠点に設置するなど、それなりに準備が大変だった。しかし、現在はその状況が大きく変わりつつある。

 静谷氏は「いまではリモートアクセスを実現するソリューションも進歩しており、低コストで導入できる時代になりました」と力説する。

「たとえば、大塚商会が提供しているリモートアクセスのサービスを利用すれば、ID・パスワードを入れれば、すぐに社内のネットワークに接続でき、まるで社内にいるかのように作業を進められます。月額コストもある程度の人数が利用すれば一人あたり数百円のレベルです。こうしたサービスを利用しているお客さまからは『残業が減った』『営業の訪問件数が増えた』という声を多くいただいております」(静谷氏)

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働き方改革を実現するテレワークのコア技術となるリモートアクセス。セキュリティを担保すれば、いつでもどこでも社内と同様に業務ができる


Web会議サービスを賢く利用する!

 もう1つテレワークで活用されるのがWeb会議サービスだ。遠隔地での会議や、少しでも移動時間がかかる場所で開催される会議で利用することで、業務の効率化やコスト削減につなげられる。これも以前であれば、高精細で高価なハードウェアベースのTV会議システムを設置しなければならなかったが、今ではWebベースで簡単に実現できるようになった。

「現在はFaceTimeやSkypeのように、無償で使える通話サービスも多くあります。まずはそういうものを試し、資料共有など、もっと活用したいという話になれば、より高機能な有償サービスに移行すればよいでしょう。Web会議サービスは、リモートアクセスに次いで導入しやすく、効果も出るサービスです」(静谷氏)

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リモートアクセスの次に導入しやすく、効果も出やすいWeb会議サービス。高精細で高価なTV会議サービスより導入が簡単だ。まずは無償サービスを試用するとよいだろう


 ただし、「仕事はやはり対面で」という企業風土があると、導入してもうまく活用できない。特に、上司や経営層の理解がなければ、こうした働き方改革を成功させることは難しい。こんな場合には、トップダウンあるいは上層部と一緒に改革を推進していくことが肝要だ。

 さらに前出のようにリモートワークを導入する場合は、併せてセキュリティ対策も求められる。端末を外部に持ち出す以上、セキュリティ対策を万全にしなければ、情報流出など大きな問題になる恐れもある。

 とはいえ、セキュリティ対策ソリューションといっても多岐に渡る。具体的には、VDI(Virtual Desktop Infrastructure)からMDM(Mobile Device Management)までさまざまだ。

「VDIはシンクライント端末を使うため、アプリもデータも入っていません。そのためセキュリティ強度が最も高いのですが、そのぶん費用もかかるし、画面転送のためにタイムラグが生じると感じるお客さまもいます。まずは個々のモバイル端末を管理できるMDMを導入するとよいでしょう」(静谷氏)

独立系ベンダーの「ベストなソリューションの組み合わせ」が強み

 では、働き方改革を推進していく企業に対し、大塚商会はどのようなソリューションを提供しているのだろうか。大塚商会ならではの 『強み』とは何なのだろうか。

「私たちは独立系ベンダーです。そのためメーカーに縛られず、さまざまなソリューションを比較しながら、お客さまにとって本当に最適な組み合わせを提供できるのが大きな強みです。お客さまの規模にもよりますが、まずはWindows 10、リモートアクセス、Web会議あたりから検討されると良いと思います。また、充実したサポートも、お客さまからご好評をいただいております。何か困ったときには、いつでも迅速に対応できるサポート部隊がお客さまのそばにいます」(静谷氏)

 実際に大塚商会の提案で働き方改革を進め、成功した事例も数多くある。

 たとえば生活雑貨卸販売を手掛けるある企業では、スマートフォンを配布するも、メールチェックに使われる程度でモバイルワークには利用されなかったという。そこで、Surfaceとリモートアクセスなどを導入し、取引先の訪問効率を15〜20%アップさせたという。同時に、海外出張時のリアルタイムの情報共有も実現した。

 今後は介護離職や育児離職を回避する仕組みづくりとして、Web会議システムについても検討していく方針だ。

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生活雑貨卸売販売を手掛ける企業の事例。従業員に固有の席を割り当てないフリーアドレス制とし、営業会議には全員がSurfaceを手に参加。リモートアクセスも導入し、月ごとの訪問効率が15〜20%も向上した


 こうしたソリューションは、大塚商会が2月に開催する恒例のプライベートイベント「実践ソリューションフェア 2018」で見ることができる。同イベントは、同社が提供する幅広いソリューションを、ユーザーの課題に合わせた切り口で展示し、毎年好評を博しているものだ。今年は前出の「働き方改革」にフォーカスした多くのソリューションも出展する予定だ。

「働き方改革を推進する企業の皆様は、ぜひお越しください。まずテーマステージをご覧いただき、全体の様子を把握してから、個別ブースを回っていただく周り方がおススメです。誰でもわかるジャンル別で展示しているため、はっきりと課題をつかみ切れていないお客さまでも、解決の糸口を発見していただけるはずです。お客さまの状況に合わせて、いろいろなメーカーのサービスを組み合わせ、最適なソリューションをご提案いたします。ぜひ私たちとともに、働き方改革の一歩を踏み出してください」(静谷氏)

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