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- 2017/04/19 掲載
オフィスにある意味のない書類を「スパッと整理する極意」
中森勇人(なかもりゆうと)
経済ジャーナリスト・作家/ 三重県知事関東地区サポーター。1964年神戸生まれ。大手金属メーカーに勤務の傍らジャーナリストとして出版執筆を行う。独立後は関西商法の研究を重ね、新聞雑誌、TVなどで独自の意見を発信する。
著書に『SEとして生き抜くワザ』(日本能率協会)、『関西商魂』(SBクリエイティブ)、『選客商売』(TWJ)、心が折れそうなビジネスマンが読む本 (ソフトバンク新書)などがある。
TKC「戦略経営者」、日刊ゲンダイ(ビジネス面)、東京スポーツ(サラリーマン特集)などレギュラー連載多数。儲かるビジネスをテーマに全国で講演活動を展開中。近著は「アイデアは∞関西商法に学ぶ商売繁盛のヒント(TKC出版)。
公式サイト http://www002.upp.so-net.ne.jp/u_nakamori/
必要な書類をたった5秒で取り出せるスゴ技
「私の経験上、書類が多い方は行動力があって勤勉という傾向があります。いろいろなことを勉強したいと思っているからこそ、スキルアップの資料などを集める。しかし、こういった方はいつの間にか管理できる量を越えてしまい、どこから手をつけていいか分からなくなるというスパイラルに陥ってしまうこともあります」そんな人に対して石阪氏がすすめるのが、ホームファイリングの導入である。ホームファイリングは、家族や仕事、学校関係などカテゴリーごとに分類し、自宅にあふれる書類や資料などを整理収納するためのシステムだ。これをオフィスに活用すれば、必要なものをわずか5秒で取り出せるようになるという。「5秒で取り出せなければ、ないのと一緒です」と石阪氏は力説する。
ホームファイリングに必要なアイテムは、次の4つだ。
(2)フォルダー
(3)ポケットリファイル
(4)スティックファスナー
まずはファイルボックス。石阪氏が推薦するのは無印良品のポリプロピレンファイルボックスだ。同社のファイルボックスは水に強く、半永久的に使えるのが魅力なのだという。
このファイルボックスに「暮らし」「健康」「マネー」「教育」「取り扱い説明書」「未処理」と6種類のラベリングをする。テプラやマスキングテープを使うと分かりやすい。
これをオフィスに置き換えるなら、「業務・営業」「労務・人事」「財務・経理」「教育・研修」「マニュアル」そして「未処理」といった感じだろうか。
オススメのフォルダーは、二つ折りの厚紙でできたコクヨの個別フォルダーだという。
書類ははさんでおけばすぐに取り出せるが、リーフレットやサイズの異なる取扱説明書、サンプルなどは2ポケットや1ポケットのリフィルに収納し、スティックファスナーで個別フォルダーの留めておけばノートのようにめくりながら検索ができる。先に紹介した8ポケットのリフィルも同様に収納すればサイズの統一が簡単にできる。
ファイルボックスは仕事の内容によって増やしたり減らしたりが容易にできるので、限りあるスペースを有効に活用できるだろう。
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