【最強入門】ChatGPT「dots」が凄すぎた…仕事を“任せる”自分専用AI、頼み方13選(2/3)

連載：きょうから使える生成AI仕事術

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任せすぎが怖い人へ…dotの「3段階ルール」と自動レビュー

　研修でエージェント機能を紹介すると、管理部門の方からよく出る質問があります。「勝手にメールを送られたりしませんか？」と。dotsの設計は、この質問への答えから始まっています。

　公式の説明では、dotの操作は最初から3段階に分かれています。

段階	例
そのまま進める	接続を許したアプリの情報を読む・分析する会話の中で下書きを作る
確認してから	メッセージの送信・ファイルの共有（何を、どんな相手に送るかの許可が要る）保存したカードでの購入データの完全な削除、出どころの分からないソフトの導入、新しいアクセス権の付与（毎回確認）
本人が行う	パスワードの変更金融口座の間の送金 dotは周辺の作業までで、その手順は本人に引き継ぐ

　機密性の高い情報ほど、相手を具体的に決める必要があります。公式のルールでは、健康に関する情報を送る場合、利用者が受信者を名前で指定する必要があります。

　この3段階は、OpenAIが最初から決めている線引きです。そのうえで、利用者が自分の仕事に合わせて足す線引きが、『【はじめの3本】その3』で使ったカスタムルールです。筆者の設定画面では、1つのルールにつき次の4つの動作から選べました。なお、本文で「確認」と書いている操作は、画面では「承認」と表示されます。

承認を求めずに実行
明示的な指示があれば実行（依頼文の中でその操作をはっきり頼んだときだけ）
実行前に承認を求める
あなたに引き継ぐ（dotは実行しない）

　もう1つの仕組みが「自動レビュー」です。dotがメールの送信やファイルの変更を実行する前に、dotとは別の安全システムが、予定の手順を「本人の指示・カスタムルール・安全要件」と照らし合わせます。メールなら宛先と本文を見て、宛先の間違いや、送るつもりのなかった情報を見つけようとします。公式によると、この仕組みはdotが変更できない場所に置かれていて、カスタムルールでも外せません。

　承認の範囲についても、公式ヘルプに一文があります。1通のメッセージを承認しても、あなたの代わりに人へ連絡し続ける許可を与えたことにはならない、という趣旨です。定期の送信を事前に承認することもできますが、その場合も、許可した宛先・内容・条件の範囲に限られます。

任せる範囲の決め方

（出典：筆者提供）

【実践編】dotの強みが刺さる…部門別「実務10選」

　この章で紹介する10本は、部門ごとの「最初の1本」です。全文はダウンロード用のExcelに入れてあります。Excelには、練習用の架空データ（経費申請12件、契約一覧10件、よくある質問と問い合わせ、応募者メモ、週報）も付けました。

　10本に共通する型は4つです。

目標と範囲を1文で（何を、どこから、いつの分まで）
出力の列を決める（表の見出しを先に書く）
推測で埋めさせない（「分からなければそう書く」）
外に出させない（「この会話に出すだけ」「相手への連絡はしない」）

　実際の業務データを使う前には、次の3点を確かめてください。

会社が認めた契約のアカウントか
設定の「すべての人のためにモデルを改善する」（個人向けプランでは、オンだとdotとの会話や作業がAIの学習に使われることがある）
個人名や取引先名をAIに入力してよいか

　記事本文では、10本のうち厳選した4本を紹介します。

■【営業】担当業界と競合分野のニュースを、切り口つきで

私は【自社の商材】の営業で、【担当している業界】を担当しています。
直近7日間のニュースから、次の2つを調べてください。

1. 【担当している業界】の動き（出店・統合・人手不足への対応・設備やシステムへの投資）を3件
2. 【自社の商材の分野】の動き（新機能・提携・価格の変更）を3件
それぞれ「見出し／何が起きたか2行／営業で使える切り口1行／出典のURL／発表日」の表にしてください。
7日より古い記事や、出典が確認できない内容で数を埋めないでください。
結果はこの会話に出すだけにしてください。

ポイント
　「営業で使える切り口」の列を入れるのがコツです。ニュースの要約だけなら検索で足ります。

時短の目安
　手作業（ニュース巡回と整理40分）→ dot 約4分（＋出典の確認10分）

注意
　使う前に出典を開いて確かめるようにしてください。毎朝の定期便にするときは、『【はじめの3本】その1』と同じく報告先を「この会話だけ」にします。

■【経理】経費申請の締め前チェックで、確認が要る申請だけ拾う

添付は経費申請の一覧です。月末の締め前チェックとして、次の規程に照らして「確認が要る申請」だけを表にしてください。

規程: 【例: 交際費は1人あたり10,000円まで／領収書は全件必須／タクシーは22時以降か荷物がある出張のみ／同じ日・同じ金額・同じ内容の申請は二重の疑い／見積と金額が合わないものは差し戻し】
表の列は「申請番号／気になる点／根拠にした規程／申請者に聞くこと」。
金額の計算はあなたのコンピューターで行い、問題が無い申請は件数だけ教えてください。
判断に迷うものは「要確認」として理由を書いてください。申請者への連絡はしないでください。

（出典：筆者提供）

ポイント
　規程を依頼文の中に書くのがコツです。書かないと一般論での判定になります。

　架空の12件には、二重申請、1人18,000円の会食、領収書なし2件、見積150,000円に対して1,500,000円の申請、時刻の分からないタクシー2件を仕込んでおきました。

　dotはこの確認点をすべて拾い、割り算は「54,000円÷3人＝18,000円／人。上限を8,000円／人、合計24,000円超過」と式つきでした。残りについては「記載情報と提示規程の範囲で、問題が見当たらない申請は4件です」「K-1010以外の11件には見積額の記載がなく、見積との一致は未検証です」。確かめられなかった範囲が書いてあります。

時短の目安
　手作業（12件を規程と突き合わせ30分）→ dot 約4分（＋結果の確認10分）

注意
　dotが出すのは「確認が要る候補」です。差し戻すかどうかは経理の担当者が決めます。

■【総務】契約の満了と「解約の通知期限」を一覧にする

添付は契約の一覧です。今日は【日付】です。次の表を作ってください。

1. 90日以内に満了する契約を、満了日が近い順に並べる。
2. 自動更新ありの契約は「解約するならいつまでに通知が要るか」を日付で計算し、通知期限まで30日を切っているもの・すでに過ぎているものに印を付ける。
3. 列は「契約名／相手先／満了日／通知期限の日付／残り日数／担当部門／次にやること」。
日付の計算はあなたのコンピューターで行い、計算の前提（起算日の数え方）を表の下に1行で書いてください。
相手先への連絡や、契約の更新・解約の手続きはしないでください。

（出典：筆者提供）

ポイント
　総務の方から研修で聞くことがあるのが、「満了日は見ていたが、解約の通知期限は見ていなかった」という失敗です。この頼み方は、満了日でなく通知期限を計算させるのが肝です。

　架空の10件で試すと、90日以内に満了する5件の中から、通知期限を過ぎた契約2件と、今日が期限の契約2件を拾いました。筆者が手で検算したところ、日付と残り日数は合っていました。

　さらに、頼んでいない2件が追加されていました。「なお、満了が90日より先でも通知期限に注意が必要な契約が2件あります」。1件は、満了が12月31日で対象の外でも、通知期限が「3カ月前まで」のため今日が期限の契約。もう1件は、満了が4カ月先でも、通知期限が「6カ月前まで」のため、すでに期限を2カ月過ぎている契約でした。最後の一文は「期限経過だけで更新成立や解約不能とは断定せず、通知済みかと契約原文の条件を確認する必要があります」です。

時短の目安
　手作業（10件の契約書で通知期限を数えて一覧に40分）→ dot 約3分半（＋検算10分）

注意
　日付の計算は、前提（「1カ月前」を暦の月で数えるか、30日で数えるか）で答えが変わります。計算の前提を必ず書かせ、契約書の原文と照らしてください。

■【管理職】週報から、止まっていることと「今週決めること」を洗い出す

添付は、チームの週報です。今日は【日付】です。週次の確認用に、次をまとめてください。

1. 進んだこと（3行以内）。
2. 止まっていること。「何が／誰の何を待っているか／いつから／放置するといつ困るか」の表にする。
3. 私（リーダー）が今週決めること・声をかける相手を、期限が近い順に3つ。
週報に書かれていない事情を推測で補わず、分からない点は「本人に確認」と書いてください。
メンバーへの連絡はしないでください。

ポイント
　週報は「やったこと」で埋まりがちです。管理職が知りたいのは「止まっていること」と「自分が決めないと進まないこと」。列を先に決めて、そこだけ抜かせます。

　架空の3名分で試すと、止まっていることが4行の表になりました。展示会の装飾の決定は部長の判断待ちで、印刷の締め切りは10月3日、というように、週報の別々の行に書かれていた事実がつながっています。週報に無い期限は「本人に確認」。最後には「週報は9月22～26日分なので、9月30日時点でも未解決かは各本人に確認が必要です」と、資料の古さへの断りがありました。

時短の目安
　手作業（3名分の週報を読み、論点を整理20分）→ dot 約2分半（＋内容の確認5分）

注意
　体調や家庭の事情など、週報に書かれた個人の事情をdotの要約のまま会議に出さないこと。声をかけるのは人の仕事です。

■【全職種】毎朝、自分の予定とタスクを整理させる（カレンダー・メールの接続が必要）

毎朝7時半（日本時間）に、次の3つをこの会話に送ってください。

1. 今日の予定（カレンダー）と、準備が要りそうな予定に「準備すること」を1行。
2. 返信していないメールのうち、私に質問や依頼をしているもの（件名と相手、何を聞かれているか1行）。
3. 今日中に決めたほうがよいことを3つまで。
メールの返信や予定の変更はしないでください。読むだけにして、判断が要る点は質問の形で書いてください。

ポイント
　公式ヘルプが定期の仕事の例に挙げているのも、毎朝カレンダーを確認して予定を知らせる、という使い方です。便利なぶん、dotに自分のメールとカレンダーを読ませることになります。筆者はまだ接続していないため、この1本は実行していません。接続する前に、『【はじめの3本】その3』のルール登録、「すべての人のためにモデルを改善する」の設定の確認、アプリの権限を「読み取りは確認なし、変更は確認つき」にする、の3つを済ませてください。

時短の目安
　手作業（朝の予定確認とメールの見直し15分）→ dot 0分（届いたものを読む3分）

注意
　会社のアカウントを個人のProプランのdotにつなぐのは、情報システム部門に確認してからにしてください。