【Codex使ってる？】派手な「プロンプト」不要、仕事が本当に減る「AI秘書」の作り方

【超シンプル】AI秘書を使いこなす「フォルダ設計」

　「AI秘書」と聞くと、丁寧な口調で何でも答えるチャットを想像する人は多いでしょう。しかし、どれほど丁寧に答えてくれても、実際の仕事は減りません。本当に必要なのは、「依頼がどこに入り、成果物がどこへ出て、次回に残す情報をどこへ蓄積するか」を決めることです。

　ChatGPTデスクトップアプリのローカルプロジェクトでは、CodexにPC上のフォルダを接続できます。そこでAI秘書用のフォルダを作り、次のように役割を持たせます。


　これらはCodex標準のフォルダ名ではなく、今回のAI秘書用に独自に設計したものです。

　使い方はシンプル。チャットで1件ずつ頼む代わりに、依頼文と素材を「Inbox」へ置きます。するとCodexは内容を確認し、必要な手順で処理し、結果を「Outbox」へ返します。どのフォルダへ何を保存するかは「AGENTS.md」へ書いておけば、新しいチャットでも同じ作業ルールを参照可能です。


　今回は「受信箱に入れ、納品箱から受け取る」という、ひと目で流れが分かる構成にしました。同じ構成をそのまま試せるテンプレートも用意しているので、ダウンロードしてぜひ試してみてください。

【プロンプト付き】Codexが「即戦力」に変わる仕事3選

　最初に任せやすいのは、入力する素材と完成形が明確で、外部への送信を伴わない仕事です。ここでは、実際に「Inbox」へ入れて処理できる3つの業務を紹介します。

■1．市場・競合リサーチの結果をレポート化する
　新しいツールや市場を調べる仕事では、調査テーマだけでなく「何の判断に使うのか」を添えます。たとえば、次の依頼文をテキストファイルにし、参考資料と一緒に「Inbox」へ置きます。

新サービスの導入判断に使うため、対象市場を調査してください。
1次情報を優先し、①結論、②主要サービスの比較、③導入時の注意点、④次の一歩の順で整理し、`Outbox/Research`へ保存してください。

　「Inbox」にこのような依頼文を入れておけば、Codexが利用できる検索手段と許可範囲で情報を集め、指定した構成でレポートを作ります。人間は、出典が1次情報か、数字や日付が正しいか、自社の判断条件とズレていないかを確認します。調査そのものを丸投げするのではなく、意思決定に必要な材料を集める役割として使うのがポイントです。

■2．会議の文字起こしから議事録を作る
　会議後の整理では、文字起こしファイルと次の依頼文を「Inbox」へ入れます。

この文字起こしを、①決定事項、②未決事項、③担当者と期限、④次回確認事項に分けて議事録化してください。発言にない担当者や期限は補わず、確認が必要な箇所は「要確認」と記載してください。

　完成した議事録は「Outbox/Minutes」へ保存します。人間が確認するのは、固有名詞、担当者、日付、決定と提案の取り違えです。AIに要約させるだけでなく、「決まったこと」と「まだ決まっていないこと」を分けさせると、会議後の行動へつながります。

■3．顧客メールの下書きを作る
　メールでは、相手との関係、送る目的、必ず含めたい内容を素材として渡します。

打ち合わせのお礼メールを作ってください。件名と本文を用意し、顧客向けの丁寧な文体にしてください。送信はせず、原文にない日付・金額・約束は追加しないで、`Outbox/Documents`へ保存してください。

　Codexは件名と本文の下書きを作ります。人間は、宛名、固有名詞、日程、約束の表現、社外へ出してよい情報かを最終確認します。

　最初は完成したメール文をファイルとして受け取るまでの運用で十分ですが、慣れてきたら、利用できるPluginの機能や権限を確認した上で、Gmailなどと連携し、下書き作成まで自動化することもできます。


　3つの仕事に共通するのは、AIに「いい感じにやって」と雑に頼まないことです。目的、完成形、保存先、人間が確認する境界までを明確に決めると、AI秘書の仕事は安定します。

【次ページ】AI秘書に「いつもの仕事」を覚えさせる方法