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  • 2020/02/06

マイクロソフトのRPA「Power Automate」をわかりやすく解説、脱Excelできるのか?

Microsoft Power Platformとは、マイクロソフトがビジネスユーザー向けに提供している業務アプリケーションプラットフォームの総称である。Power Platformは「Power Automate」「Power Apps」「Power BI」「Power Virtual Agents」の4つで構成されている。今回はその一つ「Power Automate」で何ができるのか、無料試用版とOffice 365付属プランとの違い、実践的な利用方法について解説しよう。

高見 知英

高見 知英

情報技術で地域課題の解決を図るNPO、NPO法人 まちづくりエージェントSIDE BEACH CITY.理事。横浜市内各所でのITワークショップ・講演などを行う。また、そのほかにもプログラミングや、関連書籍の執筆を行う。著書は、「Android API プログラミング・リファレンス」「よくわかるAndroidアプリ開発の教科書」「Project SienaではじめるWindowsストアアプリ開発入門」など。

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マイクロソフトのPower Automateは自動化を実現するツールだ

Power Automateとは何か

 Power Automateとは、マイクロソフトが提供するPower Platformの一つで、複数のWebサービスや社内システムをつなげ、定義したワークフローに従って、連携動作を実現させるWebサービスである。

 かつてはMicrosoft Flowという名前でサービスが提供されており、2020年2月現在も一部にはMicrosoft Flowまたは単にFlowという呼称が残っているが、「Microsoft Ignite 2019」でPower Automateとリブランディングされ、この時にRPA機能が追加された形だ(マイクロソフトの発表)。

 ベースとなったFlowは一般的なWebサービスの中では、IFTTTやZapierなどが近く、特定のWebサービスや、社内での操作、指定した日時になるなど、なんらかのきっかけ(トリガー)を元に、別のWebサービスや社内システムの操作、ユーザーへの通知などの動作(アクション)を行うフローを作成することができる。

 アクションはWebサービスごとにコネクタとしてまとめられており、このコネクタから、目的のアクションを選択し、実行することで、さまざまなWebサービスを操作することが可能となっている。

基本的な利用方法

 Power Automateは、Office 365のビジネスアカウントを利用するユーザーであれば、プランによっては追加費用なく、すぐに利用が可能だ。Office 365のアプリケーションメニューから「Power Automate」を選べばよい。

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アプリケーションメニュー

ケース1:ブログ投稿をTwitterで告知

 まずは実例を見てみよう。たとえば、ブログの記事を作成し、それをTwitterに告知したい場合。

 ブログ記事の作成後、手作業で記事を投稿することも可能だが、ついうっかり投稿を忘れてしまう、誤って別のアカウントに投稿してしまうなど、ミスが発生する可能性もある。

 このような作業はPower Automateに任せてしまうのがよい。一般的なブログサービスであれば、ブログの更新情報を配信するRSSフィードを配信しているため、これをトリガーに処理をするのが良い。

RSSフィードのトリガーを作成する

 まずはPower Automateのアプリケーションメニューより、作成を選択し、フローの作成をはじめる。

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フローの作成

 次に、トリガーを指定する。今回はWebサイトの更新をトリガーとするため、自動フローを選択する。

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自動フローを選択

 そして次は、トリガーとする項目を選択する。「すべてのトリガーを検索する」と書かれたテキストボックスに「RSS」と入力すると、直下に「フィード項目が発行される場合」という項目のみが表示される。

 これを選択して、右下の「作成」を選択することで、フローが作成される

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トリガーの選択

RSSフィードの設定

 まずはブログのRSSを、「フィード項目が発行される場合」トリガーの「RSS フィードの URL」欄に入力する。これで、RSSフィードの更新が行われた時点で、このフローが実行されることになる。

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RSSフィードを設定する

Twitterへの投稿

 次に「新しいステップ」を選択し、アクションの一覧の中から「Twitter」を選択する。「コネクタとアクションを検索する」テキストボックスに「Twitter」と入力するとすぐに見つかるので、表示される一覧から「ツイートの投稿」を選択する。

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ツイートの投稿

 この後、Power AutomateでのTwitter連携が初めてであれば、Twitterへのサインインを要求されるので、サインインする。

 次に、「ツイートテキスト」テキストボックスを選択すると、画面に「このフローで使用されるアプリやコネクタから動的なコンテンツを追加します」というリストが表示されるので、「フィードタイトル」と「プライマリ フィード リンク」を選択し、「ツイートテキスト」欄に貼り付けよう。

 なお、利用しているブラウザの画面サイズによっては、表示される内容が若干変わってしまう場合がある。その場合も大まかな操作方法は変わらない。

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ツイートテキストの設定

 ツイートテキストに投稿される内容はどのようなものでも構わないため、たとえばフィードの概要(ブログの概要部分)を使用しても構わない。ただしTwitterで投稿できるテキストの文字数には制限があるため、式を使うなどして投稿される文字数をあらかじめ制限しておくことが必要となる。

 また、万が一の投稿ミスが心配ということであれば、「Buffer」などのサービスを使って投稿キューを作成するだけに留めるというのもいい。こちらであれば同じ手順でFacebookページやグループに投稿することもできる(個人のニュースフィードへは投稿できない)。

ケース2:1日1回のメール自動送信

 また、日時を指定して定期的に実行されるフローを作成することも可能だ。その場合、予定フローとして、日時や間隔を指定して定期的にフローを作成することも可能だ。

日時指定のフローを作成する

 まずは、Power Automateのアプリケーションメニューより、作成を選択、予定フローを作成する。

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予定フローを選択

 日時を指定する画面が表示されるので、開始日と実行間隔を指定する。「このフローを実行する」という入力フォームに開始日時と実行間隔を指定する。なお、営業日のみなどの指定はできないため、必要に応じてフロー内で処理を切り替える必要がある。

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日時・間隔を指定

メールを送信する

 次にメールの送信を行う。メールの送信もコネクタの一覧から選択可能だ。「+新しいステップ」を選択し、アクションの選択から「メール」コネクタの「メール通知を送信する」アクションを選択する。

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メール通知を送信する

 このコネクタはメール配信サービス「SendGrid」を利用するため、初回利用時には利用規約が表示される。確認の上承諾し、宛先とメールの件名や本文を指定する。

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メールの作成

上長の承認処理を行う

 メールの送付時に、上長の承認を得ることも可能だ。この場合上長にこの操作を行っても良いかどうかを確認するメールが届き、そこで一度フローの処理が中断される。

 まずはメール通知アクション上部の矢印を選択し、メール通知の前にアクションを追加する。

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アクションの挿入

 2020年2月時点では、このコネクタおよびアクションは完全には日本語化されていない。「Approvals」というコネクタの「Start and wait for an approval」というアクションを選択する。

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Start and wait for an approvalというアクションを選択する

Approval typeの指定

 アクションを追加するとApproval typeという項目の入力を求められるため、ここで「承認/拒否-最初に応答」を選択する。

 すると他の項目が表示されるため、「Title」に承認を要求する際のメールのタイトル、「Assigned to」に承認を要求する上長のメールアドレスを指定する。

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承認の設定

【次ページ】条件分岐の作成

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