どの企業も必須となる「元号変更」「軽減税率」への対応
2019年に対応すべきオフィスとビジネス環境の変化として、まず真っ先に着手しなければならない課題は「元号変更」「軽減税率」への対応だろう。新元号と消費税増税、さらに小売業や飲食業などを悩ませる複雑な軽減税率も導入される。当然ながら、経理・会計・販売システムの改修が求められる。
大塚商会がそのソリューションとして提案しているのが、基幹業務システム「SMILE V」だ。SMILE Vは、基幹業務システムと情報系システムを融合し、経理や総務、営業、経営層まで含めた業務全体の働き方改革を実現する。最新版では保守サービスの加入により、業務に影響を及ぼすことなく一斉に新元号へ対応することが可能。また、経過措置や複数税率にも対応できる。
SMILE Vでは、予定時刻になったら自動で帳票を印刷するなど、業務予定に合わせたRPAによる自動実行機能を搭載。またeメールから送られた注文書のデータも自動入力が行え、そのまま注文データとして扱える。現場の店舗スタッフもタブレット経由で注文書を送って、SMILE Vの販売システムと連携することが可能だ。
面倒な交通費精算もラクに処理できる。交通系のICカードをリーダーに読み込ませ、SMILE Vから交通費明細データを、定期区間を除外して取り込める。その後は、ワークフローで経理に申請して会計に回せばよい。また、コクヨの企業間取引支援クラウドサービス「@TOVAS」との連携により、請求書の発行業務の負担を軽減できる。たとえば、請求書データを@TOVASにアップするだけで、郵便/FAX/ファイル別に宛先ごと送信手段を切り替えて送信することも可能だ。
またSMILE Vのサーバを大塚商会が提供するデータセンターで構築し、同社の「どこでもコネクト」で安全なVPNを構築し、クラウドを利用する「おまかせIaaS」も便利だ。ちなみに今回のイベントのデモ環境は、すべてこのサービスで構築したという。
企業存続にも関わる「働き方改革関連法」対応
企業にとっては、働き方改革の推進も重要な課題だろう。2019年4月から、政府は大企業を中心に「働き方改革関連法」を施行する。さらに翌年4月には、中小企業を含めたほとんどの企業を対象に「時間外労働の上限規制(原則として月45時間・年360時間以内)」が適用される。もし法律を守らなければ、懲役や罰金を科せられたり、厚生労働省の公式サイトにブラック企業として社名を公開されてしまう。
大塚商会では、しっかりと勤怠管理によって残業を抑制したり、テレワークや在宅勤務などの新たなワークスタイルを取り入れることで、効率的な作業を可能にするオフィス環境の構築を支援している。
たとえば、定時退社のためのきっかけづくりとして、LED照明を一斉消灯する残業抑制ソリューションを提供する。この種のシステムは従来、電気配線の大幅な変更が必要だったが、同社が提供するPlugwise社製の「Plugwise」を配線に追加するだけで一斉消灯が可能になる。また、残業削減の効果測定も管理ソフトで可視化できる。
オフィスやテレワークで仕事の効率化を実現するソリューション
働き方改革においては残業を減らす一方で、生産性が低下しては意味がない。そこで仕事の作業効率を向上させる施策も重要だ。今回のフェアでは、仕事をスムーズに行える通信SIM内蔵の2in1型PCを展示し、活用方法を説明した。
たとえば、オフィスのネットワークに、どこからでも安全にアクセスできる同社の「どこでもコネクト」を採用したり、チャット・Web会議によるコミュニケーション&コラボレーションを実現する「Microsoft Teams」を併用すれば、テレワークや在宅勤務にも役立つだろう。社外で働いてもモバイル端末を勤怠管理システムに登録すれば、作業時間の正確な把握も可能だ。
また社内外で業務効率化の手助けになるAIやRPAを活用したソリューションのデモも行われた。不明な点があれば、AIチャットボットに問い合わせ、迅速に回答が得られるようになる。さらにデモでは、会議室の予約までチャットボットで完結した。ほかにもスマートフォンを内線電話として活用できる「どこでもスマート電話サービス」を使えば、仕事をする際にも便利だという。