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  • スペシャル
  • 2020/03/06

生産性は「落ちても仕方ない」のか? 働き方改革を成功させるITの使い方

2020年2月5日から3日間、ザ・プリンス パークタワー東京にて「実践ソリューションフェア2020 東京」が開催された。43回目を迎える今年のテーマは「ITで拓く、働き方改革。」。2019年からの働き方改革の流れを受け、2020年はその実現へ向けITで課題を解決していくフェーズだ。本イベントでは、残業抑制・テレワーク・業務効率化といった働き方改革を実現する多彩なソリューションや、AI・IoT・RPAなどの最新技術が展示されていた。中でもユニークなものをピックアップして紹介していこう。

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「ITで拓く、働き方改革。」をテーマに、多彩なソリューション展示やデモが公開された「実践ソリューションフェア2020 東京」

働き方改革をしながら営業利益を約3.5倍に

 展示会場の「メインステージ」では、本イベントのテーマ「ITで拓く、働き方改革。」に沿って、企業がどこから働き方改革に手を付けるべきか? ITを活用することで何か変わるのか? といった具体例を寸劇でわかりやすく解説していた。

 働き方改革では、企業は従来より少ない労働時間で売上を確保しなければならない。そうなると生産性を上げていくしかない。そこで大塚商会が提案しているのが、ITの活用だ。同社は、この10年間で従業員1人当たりの営業利益を約3.5倍の765万円、売上高を8,022億円と倍増させ、しかも年間136日の休日確保に成功。まさにITによる働き方改革のお手本といえるだろう。

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大塚商会の働き方改革の成果。この10年間で、従業員はそれほど増えていないにも関わらず、営業利益を約3.5倍の765万円、売上高を8,022億円へ倍増させることに成功したという

 大塚商会がITを導入したのは20年前。段階的にITで業務を見える化・効率化し、今ではタブレットやスマートフォンも活用し、いつでも、どこでも仕事ができる環境を整備。重要な点は「IT化は経費ではなく、売上をアップさせる投資」と考えており、「中小企業にとっても、働き方改革はIT投資の最大のチャンス」と前向きに捉える大切さを説いていた。

 メインステージでは「まずはオフィスの業務システムをつなげてみることから始めてみると良い」と提案。たとえばタイムレコーダー代わりに、デジタル複合機と勤怠管理システムをつなげ、勤怠実態をリアルタイムで把握。また1人1台PCが配布されているなら、ログオンとログオフを自動集計し、残業実態を正確に把握することも可能だ。

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オフィスの業務システムをつなげる事例。タイムレコーダをやめ、働き方改革の観点からデジタル複合機と勤怠管理システムを連携させると、勤務実態が正確に把握できる

 残業については「付き合い残業」や「ダラダラ残業」といった悪い習慣を改善するために、決まった時間にLED照明を一斉に自動消灯。残業すべき人のみ無線スイッチで照明をつければ、社員が帰りやすい雰囲気になる。

 社内文書の電子化も働き方改革に大きく効いてくる。請求書の準備から支払処理まで、月末は業務担当も大変だ。そこで「RICOH Cloud OCR for 請求書」を利用し、複合機から紙の請求書を電子化して業務を効率化する。それらを経理システムにCSV形式で取り込み、Excelで処理する。

 さらに「電子帳簿保存法」に完全対応したソリューションを活用すれば、契約書の電子化だけでなく、デジタル署名によって数分で契約が行える。印紙代も郵送費も不要で、コストも削減される。メインステージでは「Adobe デジタル契約 スタートパック」によるペーパーレス化を推奨していた。

すべての業務の電子化から、スマートフォン内線化、遠隔会議、AIチャットまで

 部門を超えた業務を電子化するソリューションも用意されている。数字を扱う経理と、文書を扱う営業では1つのシステムで処理するのは難しいが、基幹業務システム「SMILE V」ならば、基幹系と情報系の両業務に対応できる。

 たとえば出張精算をする場合、営業側でノートPCから出張期間、目的などを自動入力すると、交通費も「乗り換え案内」などのWebサイトから自動的に提示される。これらのデータを送ると、経理のシステム側にすべて反映される。

 まるごとつなげられるのは、業務システムだけではない。PCと電話を接続し、同じネットワークで管理すると便利だ。「どこでも内線サービス(どこでもスマート電話サービス)」を導入し、スマートフォンを内線化。会社にかかってきた電話をスマートフォンに内線で転送できる。

 これは在宅勤務でも使える。しかも遠隔会議も可能だ。「Microsoft Surface Hub 2」と「Microsoft Teams」を利用し、映像や資料を共有しながらの会議のデモも行われた。Surface Hub 2はバッテリー駆動タイプも登場する予定で、電源なしでどこでも利用できるようになるという。

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オフィスと在宅を結んだ想定で、リモート会議のデモも行われた。働き方改革の一環として、東京オリンピック/パラリンピックの開催時期など、今後は在宅勤務も増えてくるだろう

 これらは、NECプラットフォームズのオフィスコミュニケーションゲートウェイ「UNIVERGE Aspire WX」だけで実現している。電話はもちろん、社内の通信、インターネットなど、1台でまるごと管理が行える。またAspire WXは「v6プラス」に対応し、ネットの回線速度が格段にスピードアップする。

 中小企業では、こういった設定ができないという声も聞かれる。そうしたケースに備え、大塚商会では初期設定から部署変更による設定変更、各種トラブルまで、まとめて対応してくれるサービスも提供している。

 IT基盤が整備されたら、さらに効率化を目指せるだろう。たとえばAIを活用した生産性向上のデモも行われた。スマートフォンからAIチャットボットに「以前に取引した企業の商品」を訊ねると、すぐに見積りや在庫の確認など、どこからでも知りたい情報が取り出せるようになる。

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一歩先のAIチャットボットのデモも実施。単なる問い合わせだけでなく、基幹システムと連携し、見積りや在庫確認など、どこからでもスマートフォンで情報を取り出せる

 このようにIT活用で、業務を大幅に効率化できるようになるが、システムやソリューションは必ずしも一度に全部を導入する必要はない。大塚商会では「優先順位を決め、必要なものから段階的にアプローチすれば良い」と説く。もし、どこから手を付ければ良いかわからなければ、同社に相談するのも一考だろう。

令和に解決すべき課題を解決する実践的なソリューションとは?

 令和に解決すべき課題と、具体的なソリューションを紹介していたのは「オフィスの課題 解決ステージ」だ。大塚商会では、これらの課題に挑むために「ITで働き方を変える」「ITで企業や社員を守る」という2本柱を掲げていた。

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「オフィスの課題 解決ステージ」で課題に挙げていたのは「働き方改革関連法の施行」「ワークスタイルの変化」「労働人口の減少」「サイバー攻撃の増加」「自然災害の多い日本」

 たとえばステージ上では、ITで働き方を変え、残業時間を減らす方法を紹介。課題の筆頭である働き方改革関連法により、今年からすべての企業で残業時間の上限が設定される。そこで出勤と退勤を適正に記録するために、メインステージで触れていたデジタル複合機による時間管理の方法をデモで紹介。

 複合機のタッチパネルから社員名を選ぶだけで出勤時間を記録。出先からスマートフォンによる記録も可能だ。勤怠データはリアルタイムに集計され、月末になって残業オーバーに気づくということもなくなる。しかもデータは人事給与や残業申請のワークフローと連動し、勤務実態に即した管理が行える。勤怠管理システム「勤次郎」と基幹業務システム「SMILE V」で出退勤データを有効に活用できる。

 ITで働き方を変えるという視点では、前出のどこでも内線サービスやMicrosoft Teamsを利用したテレワークも有効だ。残業規制やテレワークで労働環境を変えるだけでなく、業務効率を向上し仕事の質を高めることも必要だ。労働人口も労働時間も減り、人手がかけられないなら、RPAやAIに業務の一部を任せる選択肢もありだろう。

 問い合わせなどは、スマートフォンに話しかけて解決してしまうのが、大塚商会の令和流の提案だ。就業規則を調べるなら、チャットボットでことが足りる。また日々同じように繰り返される定型業務の処理は、RPAを使って自動化するのが賢い方法だ。

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大塚商会では、RPAを使うことで定型業務処理の効率化に成功。見積書や営業実績の集計、交通費精算の突き合わせなど、すでに473の業務を自動化しているという

 セキュリティも課題の1つだ。今年は東京オリンピックイヤーで気が抜けない。従来から開催国がサイバー攻撃で狙われている。しかも攻撃に遭うのは大企業や政府機関とは限らない。むしろセキュリティの甘い中小企業が踏み台にされ、取引先に迷惑をかけてしまうリスクが高い。そこでセキュリティ対策の強化も待ったなしだ。

 実はセキュリティ対策は、別の視点で見るとBCP対策にもつながるという。近年、災害が多発しているため、政府は今年12月までにほとんどの大企業と、50%の中堅企業にBCP策定を求めている。大塚商会ではWebを利用した安否確認や、テレワークによる業務継続、遠隔地へのデータパックアップなどのソリューションも用意している。

新設の「オフィス体感エリア」で、ソリューションの実力を体感

 大塚商会の実践的なソリューションは、展示会場の中央に設置された「オフィス体感エリア」でも紹介されていた。これは今回初めて設置されたスペースだ。いまやるべき働き方改革に関する課題を提示し、そのために必要な具体的な解決策を「オフィス」「会議室」「外出先」「在宅」というシーン別に実体験できるコーナーだ。

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新設の「オフィス体感エリア」。働き方改革に関する課題と必要な具体的な解決策を、「オフィス」「会議室」「外出先」「在宅」というシーン別に4面で実体験できる

 オフィスのシーンでは、メインステージで紹介されたドキュメントの電子化や、SMILE Vによる人事と給与の情報一元管理のほか、オフィスコミュニケーションゲートウェイ「UNIVERGE Aspire WX」の機能などを紹介。特にAspire WXの「v6プラス」機能によるネット回線速度のデモは、目を見張る数値がはじき出されていた。

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Aspire WXの「v6プラス」機能によるネット回線速度のデモ。通常の回線速度は900Kbpsだが、v6プラスの機能を使うと、同一回線が390Mbpsまで高速化される

 会議室のシーンでは、ダラダラ残業をなくすために、Surface Hub 2とMicrosoft TeamsによるWeb会議のほか、立ち会議によって打ち合せ時間を短縮するアイデアを披露。ライオンの「ビー・フィット」は、テーブルが昇降式になっているため、立ち会議にも対応できる。

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会議も立って実施すると、無駄な話し合いがなくなり効率的になる。このコーナーでは、ライオンの昇降式テーブル「ビー・フィット」を採用し、立ち会議に対応させていた

 このほか外出先や在宅のシーンでは、どこでも働けるソリューションを中心に紹介。外出先から社内の内線電話を取ったり、モバイルプリンタで印刷したり、在宅からプレゼンスの状態を可視化して、勤怠状態が見られるテレワークサポーターのデモも行われた。

 今回の展示会では、2020年以降に企業が解決すべき課題に対する数多くのITソリューションが提案された。これまで大塚商会が自ら実践し、目に見える数字として成功してきたものばかりだ。これから企業が課題に手を付けていく際に、同社の事例を参考にすれば、どんな分野からでもアプローチできるだろう。

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