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  • 2020/04/12

タスク効率が劇的にアップする4つのコツとは? Excelを使った管理法も紹介

毎日タスクに追われて、深夜まで残業が続いていませんか? 次から次へと湧き出るタスクに対処するには、タスクをコントロールするための方法論が必要です。タスク管理法には、4つのポイントがあります。

日本頭脳 代表取締役 永井 雅明

日本頭脳 代表取締役 永井 雅明

ITストラテジスト、応用情報技術者。早稲田大学理工学部卒。世界最大級のコンサルティングファームであるプライスウォーターハウスクーパース出身。IT戦略策定および業務システムの企画・要件定義・設計に精通しており、数多くの業務改革プロジェクトをリードしてきた。

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タスクをしっかり管理するポイントとは?
(Photo/Getty Images)


本記事は『業務改善コンサルタントの現場経験を一冊に凝縮した Excel実践の授業 』の内容を一部再構成したものです。

タスク管理の方法論

 タスク管理で大切なポイントは以下の4つです。順に見ていきましょう。

1.タスクを見える化する
2.優先順位をつける
3.工数を見積もる
4.突発的な新規タスクに対処する

1. タスクを見える化する

 頭の中にタスクが入っているからと何も書き出さない人がいますが、タスクが見えないと、タスクを定量的に捉えることができません。まずは、タスク管理表を作るところから初めましょう。管理すべき情報は、タスク名称、期限、工数、タスク指示者、重要度です。

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2. 優先順位をつける

 優先順位は、期限と重要度によって決まります。期限が近づくと優先度が上がります。期限が同じであれば、重要度が高いほうが優先順位が高くなります。

3. 工数を見積もる

 すべてのタスクについて、工数を見積もる習慣をつけましょう。工数とは、作業人数× 作業時間(または作業日数)で、単位は人時(または人日)などで表現します。たとえば4人日のタスクがあるとしたら、1人でやると4日かかり、2人でやれば2日で終わるボリュームであるということです。

 工数が見積もれない場合は、タスクの設定を見直しましょう。タスクそのものが曖昧で抽象的な場合は、タスクのアウトプット(成果物の内容やボリューム)を具体化しましょう。タスクの一部をやって時間計測して、それを踏まえてタスク全体の工数を見積もる方法も効果的です。もしタスクのボリュームが大きすぎて工数が見積もれない場合は、タスクを分割しましょう。

4. 突発的な新規タスクに対処する

 タスクを洗い出し、優先順位や工数もしっかり把握したところに、突然急ぎの仕事を頼まれた……といったときはどのように対処すべきでしょうか? 新規タスクが、すでに抱えているタスクの中のどの順位に入るかを検討します。わからなければ、新規タスクの指示者に優先順位を確認しましょう。

 その際、追加したタスクよりも優先順位の低いタスクが期限内に終わらなくなるという問題が生じたら、どうれすればよいでしょうか? 新規タスクを追加したことで遅延が見込まれる場合は、遅延するタスクの指示者に対して遅延の許可を得るよう、新規タスクの指示者に依頼しましょう。

 タスクの指示者が複数いて利害調整が必要である場合は、タスクの指示者同士で調整して解決します。場合によってはタスクの担当を別の人に振り替えたり、人員を追加して対応することもあります。これも、タスクの指示者が判断すべきことです。

 ここまで厳密に管理しなきゃいけないの? と思われるかもしれませんが、これを曖昧にしていると、遅延したことがタスクを引き受けたあなたの責任になってしまいます。

タスクのプロになるためのコツ

 続いて、タスクのプロになるためのコツを伝授します。

1. タスクの名称は具体的に書く

 タスクの名称は軽視されがちですが、とても重要です。名前を付けることでタスクの目的やゴールを確認できるため、タスクを完遂できる確率が上がります。よって、タスク名称は、タスクの目的や成果物を、端的に、具体的に、わかりやすく表現するように書きましょう。自身のモチベーションが湧くように、ちょっとかっこいい名前にするのも効果的です。

2. 工数の予実を比較し、予測精度を上げる

 タスク管理表にタスクを追加するときは、必ずそのタスクがどの程度の時間で終わるのかを予測してください。そして、タスクを実施し終わった後、実際にかかった作業時間と比較し、予測と実績に差異がある場合は、その差異の原因を振り返るようにしてください。これを繰り返していくと、工数予測の精度がどんどん上がっていきます。

 タスク管理の方法論を継続的に実践していれば、タスク管理がほぼ機械的にできるようになります。そこまで管理能力が高められれば、成果物の品質を上げたり、作業スピードを高めたりすることに注力できるわけです。

【次ページ】【図解】Excelで実践!完了したタスクがひと目でわかる表を作成

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