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  • スペシャル
  • 2020/06/30

「テレワーク常設」に向けたIT環境の再構築、運用・導入のコストを抑えるには

新型コロナウイルス対策で、多くの企業が急いでテレワークを導入した。そして、コロナ禍終息後は、テレワークを含めた「ニューノーマル」を定着させる動きが広がりそうだ。本気で取り組むなら、従来のIT環境の再構築が不可欠だろう。ただし、かけられるコストは限られている。特に資金も人手も十分でなければ、大規模な再構築は現実的ではない。では、どうすればよいのか。現実的な対策を提案する。

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テレワークを導入するには一度現在のシステムを見直す必要がある
(Photo/Getty Images)

「テレワークの常設」を前提としたITシステムの再構築が必要に

 新型コロナウイルス対策として、テレワークを導入する企業が増えている。自宅にいてもオフィスと同様に仕事ができる環境を用意するため、さまざまなツールを急きょ導入し、組み合わせて活用している企業は多いだろう。クラウド型のビデオ会議システムやチャットツールなどは、その代表といえる。

 もちろん、コロナ禍が終息すれば、再びもとのオフィス中心の働き方に戻すのも1つの考え方だ。現実問題として、急きょ構築したテレワーク環境には、実用性やセキュリティの面でムリが生じているのも事実だからだ。ただし、第二波、第三波、さらには新たなパンデミックなどを想定すれば、程度の差はあっても、テレワーク制度の常設化が一般的な流れとなりそうだ。

 そこで、再び問題となるのが、テレワーク環境の構築である。そもそも、「暫定」と「常設」では、求められるツールも考え方も大きく異なる。

 クラウドを前提にシステムを構築しているIT先進企業でもない限り、多くの企業はオンプレミスでさまざまなシステムを抱えている。たとえばワークフローやプロジェクト管理、顧客管理(CRM)、人事や会計のシステム…など、オンプレミスのシステムは、テレワークとは相性が悪い。

 一方、「暫定」で導入したツールやクラウドサービスを使い続けるかどうかも問題だ。こうしたツールをパッチワーク的に導入し続ければ、異なるツールが乱立し、いずれはコスト的にも管理面でも問題となるのは目に見えている。

 そこで、特に欧米の企業を中心に、コミュニケーションに関わるツールを、一括でクラウドに乗り換える、もしくは新規導入するケースが急増している。その代表的なツールが「Bitrix24」だ。

コロナ禍の影響でユーザー急増、グローバルで700万社に導入されたツールとは?

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Bitrix
代表取締役社長 
ドミトリー・ヴァリヤノフ氏
 Bitrixは、1998年に米国で設立されたソフトウェア企業である。Bitrix 代表取締役社長 ドミトリー・ヴァリヤノフ(Dmitry Valyanov)氏は、同社が提供する「Bitrix24」について、次のように説明する。

「Bitrix24は、2012年にリリースしたコラボレーションプラットフォームです。ビデオ会議やチャット、メール、タスクマネジメント、CRM、人事……などのツールを1つに統合し、クラウド/オンプレミスの両方で提供しています。一部の機能を無料で利用できることもあり、2019年までの約7年間で、グローバルで約500万社に導入いただいています」(ヴァリヤノフ氏)

 今回のコロナ禍により、ユーザー数の増加はさらに加速している。2020年6月時点で導入企業は約700万社を超えた。同社のホームページには、導入企業数を表すマップが表示されているが、それを見るとグローバルで地域に偏りなく利用されていることが分かる。なぜ、Bitrix24はここまで広く受け入れられているのか。

「事業部単位や、中小企業のビジネスに必要と考えられるアプリケーションを非常に安価に、かつ1つのプラットフォームで提供している点が高く評価されています。機能は大きく『コミュニケーション』『タスクとプロジェクト』『CRM』『コンタクトセンター』『ウェブサイト』の5つに分かれていますが、その中には出退勤を管理するシステム、ドキュメント管理、見積作成・請求書発行のシステムなども含まれています。これらを、統一された操作性で利用できるため、特にテレワーク制度の常設化を検討している企業で、導入が増えています」(ヴァリヤノフ氏)

 なお、通常はWebブラウザで利用するが、iOS/Android用のアプリも用意されているので、スマートフォンやタブレットでも利用可能だ。

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出退勤のシステムも用意されている

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CRMのキャンペーン管理の機能

企業に求められるビジネス機能を1つのプラットフォームでまとめて提供

 さまざまな機能が用意されているBitrix24だが、個々の機能のレベルも高い。たとえば、タスク管理としては、ガントチャートや「かんばん」を用いたプロジェクト管理ができる。個人/共有カレンダーも用意されている。イベントを登録時には、他の参加者のスケジュールを確認し、会議室などの空きを確認して予約することも可能だ。ビデオ会議/チャットツールも用意されているので、わざわざ専用のサービスを契約する必要もない。

 各ツールが1つのプラットフォームに統合されているので、ツール間の連携が容易なのもBitrix24の特長だ。

「たとえば、CRMツールからキャンペーンメールを顧客に送り、返信メールを受け取ると、あらかじめ設定しておいた営業担当者に通知が届き、タスクが自動生成されます。また、タスク管理ツールでタスクを作ると自動的にガントチャートが作成され、締め切りを変更すると、個人に紐付いたタスクも自動的に変更されるといった機能も用意されています(ヴァリヤノフ氏)

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タスク管理ツールのガントチャート

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「かんばん」方式でタスクを管理することもできる

 「コンタクトセンター」は、顧客サポートや問い合わせに対応するためのツールだ。メールや電話に加えて、FacebookやInstagram、LINEなどのソーシャルメディアを活用してサポートを提供できる。また、CRMと連携して顧客ごとにサポートを最適化したり、マーケティングを自動化したりする機能も用意されている。

 「ウェブサイト」とは、Webサイトを構築する機能だ。自社のWebサイトや顧客サポートのサイトはもちろん、カタログ、注文、在庫管理機能を備えたオンラインストアも構築できる。

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コンタクトセンターでは、さまざまなソーシャルメディアやチャットボットを利用して顧客をサポートできる

 また、Bitrix24では、同プラットフォーム上で動作するアプリのマーケットプレイスも提供されている。ちょっとしたアクセサリから、他のクラウドサービスと連携するアプリまで、有料/無料のアプリを導入可能だ。

 なお、前述したようにBitrix24は、オンプレミス/プライベートクラウドでの利用もできる。手軽さではクラウド型だが、セキュリティやカスタマイズ性を重視するなら、オンプレミス/プライベートクラウド型も検討する価値があるだろう。

いよいよ始まったITシステムの再構築、Bitrix24は救世主となるか?

 グローバルで700万社が利用しているBitrix24の導入事例を見ると、たとえば大手企業の一部の部署や中堅中小規模の建設会社、動物保護や地域活性化を事業とする非営利団体、社員数人のスタートアップ……などである。

 こうした傾向を見ると、中小企業が多い日本にもフィットしそうだ。日本での知名度は、まだそれほど高くないが、その使いやすさに気づく企業が増えていけば、ブレイクする可能性は高いだろう。

 なお、さまざまなアプリケーションが詰め込まれていると、各々のツールに焦点を当てて、機能不足を指摘する意見も出てくるだろう。こうした指摘に、ヴァリヤノフ氏は次のように答える。

「もちろん、CRMの機能単体で見ると専属ベンダーが提供しているソフトウェアのほうが高機能でしょう。しかし、すべての企業が高機能なCRMを必要としているわけではありません。CRMも含めて、ビジネスに必要なさまざまな機能を統一された操作性で利用できるBitrix24のようなプラットフォームを必要としている企業は、特に中小企業には圧倒的に多いのではないでしょうか。ぜひ、日本の皆様にも、Bitrix24を試していただければと思います」(ヴァリヤノフ氏)

 前述の通り、Bitrix24には、いくつかの機能を無料で利用できるフリー版が用意されている。機能はある程度制限されているが、基本機能はそろっているので、テレワーク制度の常設化にも、十分役立つはずだ。

 フリー版で効果を確認できたら、有料版への切り替えを検討するとよいだろう。プランによって利用できるユーザー数の上限が決まっているが、いずれのプランも毎月かかるコストは一定だ。

 いよいよ、アフターコロナに向けて「テレワーク」を前提としたITの再構築が始まった。まずはBitrix24の無料版を試して、グローバルで急速に受け入れられている理由を、ぜひ確認してみてほしい。

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