「やらなきゃいけないこと」9割捨てて成果を出す、時間の使い方3ステップ(2/2)

ドイツ式・時間の使い方その1「見極める」

　急に9割捨てろと言われても、何を捨てればいいのかわからないことと思います。まずは、重要なものとそうでないものを見極める練習をしていきましょう。

　日本人は、降ってきたタスクをすべてこなすことを重視しがち。重要なことを見極めるためには、ドイツ人のように主体的に選択することが重要になります。

　頼まれた仕事や、やらなければと思っている作業を、すべて受け身になって行うのではなく、自分でタスクを選ぶという意識を持ちましょう。

　タスクが降ってきたら、「これは本当に私の果たすべき目的に関連することなのか？」と問う習慣がつけられると良いです。そして、目的に関連すると判断した場合でも、「じゃあ、この業務を遂行したら目的を果たせるのか？」と、目的につながる案件かどうか、見極める必要があります。

　実らない案件を見極めることも1つの能力です。最初はすべて重要そうに見えますが、慣れてくると、成果につながる案件や、どれを優先的に進めていくのが良いかがわかるようになってきます。

　見極める時間が徐々に短くなってくると、さらに効率良く仕事ができるようになります。

ドイツ式・時間の使い方その2「捨てる」

　次に、「捨てる」という行動に入ります。ここでの「捨てる」というのは、頼まれたことを断る、自分がやるべきでない仕事を人につなぐ、そもそも手を付けないなど、やらないことを手放すことを指します。

　「NO」と言うことが苦手な日本人にとっては、なかなか難しいことかもしれません。

　今でさえ、「これって必要なのか？」「これは私がやるべき仕事なのか？」と思っているタスクを、断れないからやっているという人もいるでしょう。あるいは、「自分が対応しないとだんだん頼ってもらえなくなるかもしれない。他の人が任されて他の人が評価されてしまう」と心配になってしまう場合もあるでしょう。

　でもそういった心配ですら取り越し苦労かもしれません。仕事を他者に上手に任せることができる人は「手際が良い」「仕事ができる人」「部下を育てるのが上手」という評価につながる可能性だってあるからです。

　ドイツ人は、断る・任せるのがとても上手です。断ったからといって、人間関係が悪くなるわけでも、お互いの機嫌が悪くなるわけでもありません。とてもあっさりと、そして相手の機嫌を損ねないように「NO」という意思表示をします。

　断ることが苦手なままでいると、自分の自由な時間はどんどんなくなってしまいます。ドイツ人に倣って、捨てることを得意にしていきましょう。

　日本人の私がおすすめする断り方や任せ方としては、「この案件が一番得意で適任なのは〇〇さん」と一言添えて、委ねることに慣れてみることかなと思います。ちなみにドイツ人はこのような言い方をしなくてもあっさり断ります（笑）。

ドイツ式・時間の使い方その3「集中する」

　9割捨てることで、手元に残った「重要なこと」はとても少なくなりました。

　ドイツ人は、残った「重要なこと」に取り組むときは、とことん集中して、むしろ効率が悪いのでは？ と感じるくらい、より良くなるように工夫をします。

　やるべき案件については、相手ともしっかりと時間を取り、集中して目的を果たしていくように動きます。簡単に言えば、自分が手がける案件については必ず結果を出すという意識が非常に高いです。

　さらに大切なのは、「やらなきゃいけないこと」をやる時間も、いかに楽しい時間にできるかどうかです。

　ドイツ人は真面目な性格をしていますが、日本人のようにしかめっ面で集中することはしません。自分の機嫌を取りながら、楽しみながら取り組むことが、本当の成果につながると思っています。

　そのため、日本人からすると、「そこまでこの人との話に時間を取る？」と感じるほどゆとりを持って約束をし、時間を割いたりします。1時間の話し合いを予定している場合、前後で30分から1時間ずつ時間を取るなど、ゆったりとした時間の組み方をします。

　この時点で「やらなきゃいけないこと」は最初の1/10に減っています。

　焦ってがむしゃらに予定を入れる必要はもうないのです。

　どうしたら「結果を出せるのか。目的を果たせるのか？」から離れず、余裕を持って取り組むことで、結果的に成果が出てくるようになります。