2025/12/25 掲載

【神機能】ChatGPT「コネクター」が時短すぎる…“コピペ往復”の毎日、今日卒業です(2/3)

連載：きょうから使える生成AI仕事術

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【実践】Gmailを使う業務が爆速化「神プロンプト」2選

　ここで紹介する方法は、すべて「下書きやドラフトの作成まで」にとどめます。勝手に送信・登録される心配がないので、安心して試せます。山カッコ『＜＞』の部分を、あなたの状況に合わせて変えるだけで使えます。

■ 1.【Gmail】長いメールをまとめて、返信案を作る
　長く続いたメールのやり取りを要点だけにし、失礼のない返信案を先に作っておきます。

ChatGPTへの指示（例）

Gmail『＜特定フォルダ名や検索条件＞』の最新メールのやり取りを、次の4点（事実、依頼内容、締め切り、次にやること）で要約してください。

丁寧かつ簡潔な返信案を箇条書きで作り、都合の良い候補日を2つ、件名の案を2つ添えてください。ただし、送信は絶対にしないでください。

安全確認ポイント
最終的に送るのは人間であること。宛先や添付ファイルは勝手に処理しないこと。

■ 2.【Gmail】請求書メールを見つけ、必要な情報だけをまとめる
　請求書が届いたメールから、必要な情報だけを分かりやすい形に整え、次の承認や支払い作業に備えます。

ChatGPTへの指示（例）

新しく届いたメールから「請求書」という言葉を含むものを見つけてください。

「送り主」「合計金額」「支払い期限」「添付ファイルの有無」を抜き出し、スプレッドシート『＜シート名＞』に追記するための行データとして形を整えてください。スプレッドシートへの追加は、人間が手作業で行ってください）。

安全確認ポイント
金額や期日の日付が正しく抜き出せているか。添付のPDFの中身まで読み取れているか。

【実践】秒で日程調整、カレンダー連携「神プロンプト」2選

■ 3.【Google カレンダー】空いている時間を見つけ、招待状の案を作る
　会議の候補日を決めるやり取り（往復）を減らすため、先に候補を用意します。

ChatGPTへの指示（例）

『＜期間＞』の中で空いている時間を探してください。平日の朝9時から夕方6時までで、60分の会議に使える候補を3つ出してください。

『議題：＜具体的な議題＞』を入れた会議の招待文を作り、『＜出席者のメールアドレス＞』宛に下書きを作成してください。送信は絶対にしないでください。

安全確認ポイント
自分のプライベートな予定や祝日が考慮されているか。共有カレンダーを見られているか。

■ 4.【Google カレンダー】会議前の準備（議題と必要な下調べ）
　会議の予定から「議題」を取り出し、それに関連する情報や下調べを先に用意することで、議論が脱線するのを防ぎます。

ChatGPTへの指示（例）

カレンダーの予定『＜会議のタイトル＞』を探し、次の情報を用意してください。

1. 予想される議題の案を5つ / 2. 過去の関連メールの要約 / 3. 会議で話すために「あらかじめ調べておくべきこと」を3つ。

安全確認ポイント
過去のメールのどこまでの範囲を見ているか。個人情報が含まれていないか。

【実践】Notion連携で抜け漏れゼロ「神プロンプト」2選

■5. 【Notion】議事録から「やること」だけを取り出して登録する
　会議で決まったことや「誰が何をやるか」を自動で表（テーブル）にして、抜け漏れを防ぎます。

ChatGPTへの指示（例）

ページ『＜NotionページのURL＞』から、「決定事項」「やること（ToDo）」「担当者」「期限」を抜き出してください。

Notionの表『＜データベース名＞』に、抜き出した情報を1行ずつ登録してください。分からない項目は空欄にし、コメント欄に元の文章をそのまま貼り付けてください。

安全確認ポイント
登録先の表（データベース）の項目に間違いがないか。アクセス権は適切か。

■ 6.【Notion】提案書の骨組みを一瞬で用意する
　提案書のたたき台を先に作っておくことで、作業のスタートを早めます。

ChatGPTへの指示（例）

次の項目（背景、課題、提案内容、担当者の体制、今後のスケジュール、見積もり、次にやること）を骨組みとする提案書のテンプレートを作成してください。

タイトルは『＜案件名＞_提案書』とし、冒頭に案件の情報（お客様名、担当者名、提出予定日）をメタ情報として入れてください。

安全確認ポイント
作成されたページの名前のルールが守られているか。共有範囲は限定されているか。

【実践・応用編】複数ツール連携で「タスク管理」も一瞬

■ 7.【複数ツールを連携】メール → タスク化 → 時間確保
　メールで依頼された内容を、タスクリストに登録し、カレンダーで作業時間を確保するところまでを一気にやります。

ChatGPTへの指示（例）

Gmail『＜検索条件＞』のメール本文から「やること」を抜き出してください。
抜き出した内容をNotionの表『＜データベース名＞』にタスクとして登録してください。

もし期限が設定されていたら、カレンダーにその作業を行うための「時間ブロック」の下書きを作成してください。送信は絶対にしないでください。