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  • 2024/03/05 掲載

“仕事を楽しくする”Copilot for Microsoft 365、OutlookやTeamsなど便利な活用法6選

連載:Copilot for Microsoft 365で変わる仕事術

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2024年1月のCopilot for Microsoft 365ライセンス購入条件の緩和以降、ライセンスを購入しパイロット導入を行う企業が増えています。実際に利用しているユーザーからは、「仕事でCopilotが使えるようになって便利、もう手放せない」「使ってみたけど、業務じゃまだまだ使えないなあ」など賛否両論のさまざまな声を耳にします。そこで今回は、こうしたCopilot for Microsoft 365を使いはじめたユーザーの声を参考にしたり、実際に私も使ってみたりして「これは便利だ」と感じたCopilot for Microsoft 365の利用シーンを紹介します。
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“仕事が楽しくなる”Copilot for Microsoft 365の活用法とは?
(Photo/Shutterstock.com)

メールの会話をスムーズにキャッチアップ

 まずは業務でも利用する機会が多いメールに関する利用シーンです。長文が多くなるメールでは、返信に返信が重なってくると、後からその内容を追いかけるのに時間を要します。宛先に何人も入っているメールでは、自分がほかの作業をしている間に会話もどんどんと進み、気がついたときには話の流れが分からなくなっていることもあります。

生成AIで1分にまとめた動画
 OutlookのCopilot for Microsoft 365はそうしたメールでの会話の要約を作成し、内容のキャッチアップを助けてくれます。

 Outlookではメールの返信がスレッドとして整理されます。Copilot for Microsoft 365ユーザーは、このスレッド単位で要約を作成するように指示することができます。指示のためにプロンプトを記述する必要もなく、スレッドを開いた状態で「Copilotによる要約」をクリックするだけの簡単操作なのも嬉しいポイントです。

 Copilot for Microsoft 365を使いはじめたユーザーであれば、誰でもすぐに試してみることができます。

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スレッドとして整理されたメールの返信ごとに要約することができる
(出典:著者提供)

 実際に使ってみるとCopilotの要約は本当に優秀で、大切なポイントをきっちりと抜き出してくれています。また、概要の元になったメールにも簡単に飛ぶことができ、より詳しい内容は元の記載を読んで確かめることもできます。

“意外と悩む”メールやチャットの返信も楽に

 届いたメールには返信が必要です。Copilot for Microsoft 365は、返信するメールの文面についても下書きを作成してくれます。メールの返信をはじめるとき、Copilotはそれまでの会話の流れからこんな返信が必要だろうという候補をいくつか提案してくれます。

 または、ユーザーが自分で返信に含めたい内容を指示して、文章を作成してもらうこともできます。このときの指示の内容は、返信のポイントを箇条書きにするだけで大丈夫です。そうした簡単な指示だけで、Copilotがメールの文面を書き出してくれます。

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メールの文面についても下書きを作成してもらうことができる
(出典:著者提供)

 同様にMicrosoft Teamsにチャットを投稿するときにも、Copilot for Microsoft 365が作成を手伝ってくれます。投稿したい内容をぶっきらぼうに書いたとしても、きちんと丁寧な言葉遣いで書き直してくれます。

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メールだけではなく、Teamsのチャットにおいても文面の作成を手伝ってもらえる
(出典:著者提供)

 メールやチャットなどで自分が伝えたいことや書きたい内容を一度Copilotに書き直してもらうことで、第三者的な目線で見られるようになることが面白いと感じています。自分が書いた文章では、内容の不足や間違いに気がつきづらいものですが、Copilotが書いたものであれば気づきやすくなる場合もあります。

 また、時に出てしまうマイナスの感情も、Copilotの文章を読むことでふと冷静になれることもあります。 【次ページ】チャット履歴について“質問する”という新感覚

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