東京・三宅島が「1人情シス」で挑んだガバクラ移行、大成功を支えた「もう1人の存在」(2/2)

ガバクラ移行の舞台裏「最大の苦労」とは

　三宅村がガバメントクラウドへのリフト・シフトを進めるにあたり、根本的な課題はこれまで述べてきた通りだ。だが、特に本事業においては全国的なリソース不足に陥ることを予見しており、早期に動き出すことを重視していた。


　一方で、既存システムの保守期限といった要因から、リフトのタイミングには慎重な検討が必要であった。また、当時は仕様書の改版が相次いでいたため、システム開発の進ちょくにも不安があり、2021、2022年度にFit＆Gapを実施しても再検討を強いられるリスクがあったという。

　このため、まずはシステム担当とベンダー間で完結できる「環境面の移行（リフト）」を2023年度に先行して実施。その後に業務面の差異分析やFit＆Gapを経て、2026年3月末までに業務面の移行（シフト）を行う方針を定めた。

　早期着手の工夫として、三宅村では中長期的なデジタル化計画を従前より立案していたが、2020年12月25日の「デジタル・ガバメント実行計画」の閣議決定を受け、2021年度からガバメントクラウドへの具体的な検討を開始した。

「当時は公開情報の不足や技術仕様書の改版などにより、具体的な計画が立てにくい場面も多く、課題の洗い出しと対応方針の策定には苦慮しました。ですが、必要な技術要件についてはデジタル庁や東京都とも直接相談するなどの工夫で乗り越えてきました」

　しかし、最も苦労したこととしては、「デジタル庁に承諾を得ても、村として、真に最適な方針かどうかの判断が難しかった」ことだという。裏付けを調べて確証を得てから実行するようにしていたが、その作業にはかなりの時間を要した。森氏は「ベンダー担当者と毎日のように打ち合わせというよりかは一緒に悩みながら進めていきました」と振り返る。

　そのほか、三宅村では「OA推進委員会」とその下部組織である「OA研究部会」を活用して各種事業検討を行っており、今回のリフト・シフトもこの組織体をそのままプロジェクトチームとして位置付け、意思決定の場とした。

　検討組織の新設を省略できたことで、体制構築の負担を抑えられた点も特徴である。さらに、ベンダー担当者がこの検討会に同席し、政府方針や当村の対応方針を直接説明したことで、検討から立案に至るプロセスの効率化が実現したと言える。

大成功を支えた「もう1人の存在」

　三宅村では、限られたリソースの中でも村に最適な移行計画を立てつつ、既設環境を最大限に活用することで、実行面でも短期間でリフトを完了できた。これらを振り返ると、「早期検討・早期着手」が成功のカギであったことは間違いないと言えるだろう。

「デジタル活用を進める上での課題として、地理的特性から職員数や財源には限りがある上にITリテラシーの不足が挙げられます。これは、小規模自治体に共通する構造的課題だと思います。こうした中で、ベンダーとの連携は不可欠であり、単なる発注者と受注者という関係性ではなく、『目的を1つにともに歩んでくれるパートナー』であることが求められるのだと実感しています。我々も、ベンダーの理解と協力を得ることができたからこその結果だと思います」（森氏）

　三宅村を深く理解しているベンダーであることは、重要なポイントだったようだ。森氏は、「『1人ではなく、ベンダー担当者と2人で運営している』と言っても過言ではありません」と強調する。

　特に、標準化後の自治体を取り巻く環境においては、システムの導入・保守に加え、いわゆる“コンサル的な立ち回り”を担えるベンダーの存在がますます重要になる。このため三宅村においても、今後もベンダーとの協力体制を強化していく方針だ。

　ガバメントクラウドへのリフト・シフトは、地方自治行政にとって大きな転換期である。しかし、その中でも行政サービスや住民サービスの維持・向上は変わらぬ大原則であることを改めて意識しつつ、国・自治体・ベンダーの三者が足並みをそろえ、ベクトルを合わせて取り組んでいくことが、真の住民サービス向上につながる──三宅村の取り組みからは改めてそうした“基本”を学ぶことができる。