使って実感「パワポCopilot」新機能、作成だけじゃない…筆者が唸った「ある指摘」(2/2)

凄い…筆者も唸った「ある指摘」

　もう1つ興味深かったのが、スライド内で使用したドーナツグラフに対する指摘です。このグラフでは、調査会社が公開しているレポートを引用し、生成AIを業務で利用している回答者と、利用していない回答者の割合を示していました。

　Copilotは、数値そのものではなく、グラフの見え方にも注目しました。利用していない側が大きな面積を占めるため、「まだ生成AIはあまり使われていない」という受け止め方をされ、本来伝えたいメッセージが弱まる可能性があるという指摘です。

　改善案として、利用している側を同系色でまとめ、残りの部分をグレーにするなど、強調したい対象が分かりやすくなる配色を提案してくれました。


　参考になったのは、筆者がこのスライドで伝えたいメッセージと、グラフを見た人が受ける第一印象が一致しているかという観点です。数値の正しさや色分けの見やすさは確認していましたが、初めて見た人がどこに注目し、どう受け止めるかまでは十分に意識できていませんでした。

　Copilotの指摘によって、グラフの見え方をあらためて確認できたのは興味深いところでした。

【コツ】スライド情報だけでない「レビューに役立つ情報」

　今回の資料には、タイトルと動画を中心に構成したデモ用のスライドが複数ありました。こうしたスライドには、動画の内容を説明するテキスト情報がほとんどなく、スライドだけを見ても、何を説明するための動画なのか、プレゼンテーション全体の中でどのような役割を果たすのかが分かりません。

　筆者はプレゼンテーション資料を作成する際、できる限り各スライドに発表者ノートを残しています。今回は、それがCopilotのレビューにも役立ちました。

　Copilotはスライド上の文字だけでなく、発表者ノートの内容も読み取り、デモの狙いや前後のスライドとのつながりを踏まえたコメントを返してくれたからです。


　発表者ノートは本来、話す内容を整理したり、実際の発表時に確認したりするためのものです。さらに、Copilotと一緒に作業を進める場合には、プレゼンテーションの意図を伝える情報としても役立つことが分かりました。

　スライド上にすべての説明を書けば、Copilotに内容を伝えやすくなるかもしれません。しかし、それでは文字量が増え、聴衆にとって見づらいスライドになってしまいます。

　聴衆に見せる情報はスライド上に簡潔に配置し、話す内容や背景は発表者ノートに残しておく。このように役割を分けることで、スライドの見やすさを保ちながら、Copilotにも資料の意図を伝えやすくなりそうです。

修正に生かせそうな指摘は「正直○割」

　ここまで紹介したように、Copilotからはかなり具体的なレビュー結果が返ってきました。ただし、すべての指摘が的確だったわけではありません。

　正直なところ、見当違いだと感じるものや、指摘の意図は理解できても筆者の考えとは異なるものもありました。今回、実際の修正に生かせそうだと感じたコメントは、全体の3割から4割程度です。

　とはいえ、返ってきたコメントをすべて採用する必要はありません。作成者には当たり前に思える説明が、初めて資料を見る人には分かりにくかったり、意図的な繰り返しが単なる重複に見えたりすることもあります。また、実際の修正には採用しなかった指摘でも、なぜ採用しないのかを考えることで、「なぜこの構成にしているのか」「この表現で本当に伝わるのか」をあらためて確認できます。

　採用する指摘を選び、資料にどう反映するかを決めるのは作成者自身です。そのため、提出直前ではなく、ひと通り内容がそろった段階でレビューを実行し、その後のブラッシュアップに利用するのが良いでしょう。

　実は今回、この機能に気づいたのが提出日の直前だったため、返ってきたコメントを資料に十分に反映できませんでした。次回からは、もう少し余裕のある段階でレビューしてもらおうと思います。

【まとめ】実際に使って「筆者が感じたこと」

　PowerPointでの生成AI活用というと、プレゼンテーションを自動生成する機能が注目されがちです。しかし今回試してみて、自分で作成した資料をCopilotにレビューしてもらい、そのコメントを参考にブラッシュアップする使い方にも価値があると感じました。

　プレゼンテーションを作成していると、同じスライドを何度も見直すことになります。その結果、作成者自身が内容やレイアウトに見慣れ、説明の重複や分かりにくさに気づきにくくなることがあります。

　「このプレゼンテーションのレビュー」は、完成した資料を採点してもらうための機能というよりも、作成者とは異なる見方を得るための機能だと感じました。

　自分で作り、Copilotに見てもらい、そのコメントを参考に仕上げていく。PowerPointのCopilotは、資料を作る場面だけでなく、見直す場面でも活用できそうです。