【Copilot】ただの「ファイル置き場」SharePointが激変、試して実感「新機能の実力」

ただのファイル置き場「SharePointの課題」

　SharePointを企業で利用する大きなメリットは、何より従業員それぞれが業務に必要な情報を保管し、共有し合えることにあります。しかも、ブラウザ上の操作だけで、情報共有の場となるサイトを自由に作成し、カスタマイズできることこそが、最大のメリットだったはずです。

　しかし実際には、ライブラリ機能を使ってファイルを共有する程度にとどまり、そのほかの機能を有効に活用できていないケースも多く見られます。

　25年を超えるSharePointという製品の歴史的な経緯はいったん置いておきますが、SharePointは従来、機能が多く複雑で、使い始めのハードルが高いという課題がありました。今でも、SharePointでサイトを構成するには、ページ、リスト、ライブラリ、Webパーツといった主要な機能を知り、その使い分けや操作方法を理解した上で設計を考え、作り上げていく必要があります。

　特に設計という工程がユーザーにとっては重く、そのため、SharePointのサイトテンプレートを用意し、従業員が自分たちでも使い始められるよう土台を整備してきた企業も多くありました。実際、今でもSharePointにはマイクロソフト製のサイトテンプレートが数多く用意されており、目的に応じて選択できるようになっています。


　しかし、あらかじめ用意されたサイトテンプレートだけで、従業員のあらゆる用途に対応することは困難です。ユーザーからすれば、テンプレートが用意されていても、自分たちの用途に合わせて修正をしなければならないケースが少なくありません。

　今回紹介するCopilotによるSharePointサイト作成機能には、こうした課題を解決してくれることを期待しています。ユーザーが、どのようなサイトが欲しいのかを自分の言葉で説明すれば、サイト全体の構造から、リストやライブラリの構成、必要なページまでを設計し、さらには作成作業まで丸ごと行ってくれるものです。

サイトの全体設計が「対話で完了」

　Copilotの機能を使ってSharePointサイトを作成するには、まず何を目的に、どのようなことを行うためのサイトなのかを説明する必要があります。ここで伝える内容が具体的であるほど、次に示されるサイト設計も詳細になります。

　いわば、サイト作成のための要件定義のようなものです。とはいえ、ここですべてが決まるわけではなく、いったん要件を伝え、提示された設計を確認しながら、さらに詳細を修正したり、追加・削除したりしていくこともできます。


　Copilotが設計を行うために必要な情報が不足していれば、作業に移る前に確認してくれるので、聞かれたことに丁寧に答えていきましょう。

　実際にCopilotでサイトを作成すると、まずページやリスト、ライブラリなどの構成をツリー状の図で提案してくれます。内容を確認しながらチャットで修正を加え、納得できたところで作成を実行する流れです。完成したサイトは、これまで何百ものサイトを作ってきた筆者でも驚くほどの出来栄えでした。特にリストやライブラリの完成度は高く、サンプルデータまで用意されていました。一方、ページには情報が詰め込まれすぎるなど、改善の余地も見られました。

　また、リストの列の内部名を適切な英語に設定するなど、細かな配慮も見られました。従来はJSONなどの知識が必要だった表示のカスタマイズも、チャットで実現できるようになっています。まだプレビュー段階であり、正式リリースまでに仕様が変わる可能性はありますが、SharePointを単なる「ファイル置き場」から、誰もが自分の業務に合わせて活用できるツールへと変える可能性を感じました。

ツリー図にデモ動画も…提案してきた「驚きのサイト構成案」

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