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  • 2019/04/17

「ムダ会議」を一掃、デキるリーダーが30分で会議を終わらせる理由

仕事の現場で同時多発的に起こる問題に対して、多くのリーダーは1つずつ順番に取り組む。だが、それでは時間がかかりすぎてしまう。「チームの生産性は、リーダーの意思決定の数に比例します。私が1つの案件の意思決定に費やす時間は、2分以内です」と語るのは、『最高のリーダーは2分で決める』の著者であり、ソフトバンク在籍時代、「超高速PDCA」で次々とプロジェクトを成功させた経験を持つ、前田鎌利氏だ。同氏によれば、チームの定例会議も「30分」がベストなのだという。チームの生産性が上がる「超高速会議」のやり方とは、どんなものか。

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定例会議を行う必要はあるが、時間は押さえるべきだ
(Photo/Getty Images)

2分で意思決定できる「しくみ」をつくる

 意思決定のスピードを上げるためには、「自走する部下」を育てることと共に、「部下が自走するしくみ」をつくることも重要です。本稿では、その「部下が自走するしくみ」について、具体的に解説したいと思います。

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『最高のリーダーは2分で決める』
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 まず、「しくみ」とは、週1回の部内の定例会議のことです。この会議の場で取り上げる議題は、「メンバードリブン」の案件です。提案者は3分以内でプレゼンテーションを行い、10分以内でディスカッションを行います。

 そして、マネジャーの私は、1つの案件に対して2分で意思決定します。定例会議を「部下が自走しやすいしくみ」にすることで、部下が自発的に仕事に取り組めるようになります。また、しくみ化するときに極限まで効率を追求することで、意思決定のスピードも極限まで上げられるのです。

 では、さっそく次項から2分で意思決定できる会議のしくみについて、具体的に解説をしていきましょう。

会議=害悪ではない

 しくみの話の前に、会議についてそもそもの話をしておきたいと思います。会議について、「時間とコストがいたずらにかかるばかりで無駄だ」という風潮が広まりつつあります。

 たしかに、単なる「情報共有」「伝達」「調整事項の確認」のための会議になっている会社が多いようです。いまの時代、情報共有や伝達だけなら、クラウドや社内システムを活用すればこと足ります。調整事項の確認も、ビジネスチャットなどのチームコミュニケーションツールを使えばできてしまいます。

 それでも私は、やはり「会議」は必要だと思います。デジタルツールによって、会議をある程度までは補完できますが、“完全に”は代替できません。なぜなら、デジタルツールでは、コミュニケーションに必須の「情報」が得られないからです。

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 たとえば、「わかりました」という同意のひと言を取っても、はたして、それが前向きな同意なのか、周囲に合わせてのなんとなくの同意なのか、嫌々ながらの同意なのか、解釈が隠されています。「わかりました」という文字情報だけでは、言葉を発した人の裏にある気持ちまで読み取ることは難しいのです。

 もう1つ理由を挙げるとすれば、シナジー効果です。成果を出し続けるチームをつくるためには、部下たちの力を掛け合わせて「シナジー効果」を生み出すような資本集約型の働き方をする必要があります。

 本記事で解説する会議のしくみをつくることで、資本集約型の働き方を促し、部下の仕事を平準化できるという効果があります。仕事を平準化しながら、シナジー効果を最大化することで、成果を出し続けるチームに進化することができるのです。

定例会議の頻度は週1回

 会議の頻度は、週1回です。案件の数を絞り込み、ディスカッションをしながらスピーディーに意思決定をします。

 私は、基本的に1週間という時間を1つのサイクルとして捉えています。リーダーになった当初は、週に会議を2回行っていたこともありましたが、なんとなく通常の生活サイクルと合わないので調整がしにくかったり、心理的な負担が生まれやすかったりしました。

 会議に向けた準備も、週に2回行うことになります。これは部下にも自分にも大きな負荷となってのしかかってきました。まさに、「会議のための会議」が発生する頻度を増やす元凶になってしまったのです。とくに話し合わなければいけないことはないのに、会議があるからといって無理やりに何かしらの議題をつくろうとすることも見受けられました。

 その点、週1回にすれば、自然なサイクルの中に埋め込めるので、定例化しやすくなります。また、週1回の頻度で意思決定をしていけば、組織全体.あるいは市場全体のスピードに取り残されることもありません。ただし、議題が少ない場合は短縮開催にしたり、議題がない場合は会議自体を中止にしたり、臨機応変な対応をします。ルーティーンにして、会議を必ず週1回行わなければならないということではありません。

定例会議の時間は30分がいい

 会議と聞くと、みなさんはどれくらいの時間の会議をイメージしますか? 答えとして多いのは、「1時間」という単位ではないでしょうか? ただ、会議が1時間である理由を問われたら、明確に答えられる人は少ないと思います。1時間もあると、なんとなく「もったいないので」「せっかくだから」と、あれもこれもと話が広がってしまいやすくなります。

 私自身もプレーヤー時代に数多く経験しましたが、情報共有や報告・伝達などに多くの時間を割いたうえ、本来の議題から外れた情報まで共有され、肝心の意思決定のためのディスカッションはほとんどされなかった、ということが往々にして起こるのです。そこで、私は、チームの定例会議は30分を基本にすることで物理的な制約をつくり、意思決定に集中しやすい環境に変えたのです。

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会議の時間配分
 会議の前半15分は情報共有や伝達、進捗確認などの場です。その中で対処すべき課題や調整が発生したら、役割を分担してすぐにアクションを起こします。週1回の定例会議で進捗確認をすれば、たいていの課題は大きな問題に発展する前に対処できます。案件が滞ることも少なくなるので、高いモチベーションを維持したまま結果も出せるようになります。

 後半15分は、部下のプレゼン、ディスカッション、そして意思決定の場です。たった15分しかないと思われるかもしれませんが、人間の集中力のピークは15分とされています。15分で意思決定まで行うことは、じつは理にかなった方法なのです。

【次ページ】定例会議で押さえるべき3つのこと

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