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  • 2020/01/24

ITベンダーとの交渉、「IT調達」で重要な10のポイントをガートナーが解説

企業でIT製品やサービスの調達を担うマネージャーには、ITベンダーとの交渉でコストを最適化させなければならないというミッションがある。交渉を進める上で必要な要素や情報の取り扱いと生かし方、具体的なコミュニケーションにはどのようなノウハウがあるのか。ガートナーのシニア ディレクター アナリスト、マリー・シエンコフスキー氏がIT調達における10のポイントを解説する。

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IT製品やサービスの調達はコストを最適化させる必要がある
(Photo/Getty Images)


まだ十分に活用されていない、有力な交渉材料

(1)競争(コンペ)
 シエンコフスキー氏は、「『競争(コンペ)』が過小評価されている」と話す。競合とのコンペは交渉の最も基本的な材料の1つであるにもかかわらず、使われていない。重要なのは「この取引は成立しないかもしれない」という可能性を残すということ。意中のベンダー、意中のサービスが決まっていたとしても、競争原理を働かせることは、交渉の基本である。

 また、競争はベンダー間だけにあるものではない。あるベンダーが持つ複数のプロダクトの間で競争を促すことも可能だ。マイクロソフトを例に挙げよう。近年、マイクロソフトは顧客に「クラウドに移行してほしい」と考えており、実際に多くの企業が移行している。しかし、ユーザー企業側から「オンプレミスを維持する」と言えば、そこに競争を生み出すことが可能だろう。そして、クラウドへの移行にあたって値引きを引き出せるかもしれない。

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(2)チームワーク
 ベンダーの営業担当者は、交渉にあたってのトレーニングを受けており、また顧客について最新情報を得ている。また、多くの交渉経験を積み、誰が自分たちの味方なのかを明確に把握し、誰と交渉すればうまくいくのかを理解している。一方、ユーザー企業側のIT部門、あるいはITソーシング・調達部門は、バラバラで連携が取れていないケースが多い。そのため、ベンダーの営業はそこを突いてくることがある。

 ある企業では、IT部門のオフィスに、ベンダーの営業担当者用の席を設けたことがあった。本来は社内ルールでも許されないことだったが、そのベンダーのプロダクトを使用していたことを理由に、特別に許可が出ていた。ベンダーの営業担当社員とランチに行ったり、スポーツイベントに参加したりと、とても密な関係を築くようになっていたという。

 この件では、最終的にベンダー側の過信につながり、狙っていた案件は獲得できず、別のベンダーが勝ち取る結果となった。しかし、交渉の過程で社員から情報が漏れるようなこともあったという。

「ベンダーは、買い手のチーム内での不調和があると、それをすぐに察知し、その亀裂から情報を得ようとします。内部のコミュニケーションは内部に留め、チーム一丸となって1つのメッセージをベンダーに伝えることが重要です」(シエンコフスキー氏)

調達の鍵を握る「タイミングと在庫管理」

(3)タイミング
 交渉を行うタイミングも、見落とされがちな要素だ。すべてのベンダーには、売り上げのサイクルがある。往々にして、四半期または年度が締まる月に取引が集中するものだ。ベンダー側の営業担当者は「もう1件成約できるなら」と、買い手側にとってよい条件を提案してくる可能性もある。

 メガベンダーの場合はなおさら決算月に取引が集中する傾向が如実に現れる。一方で、シエンコフスキー氏は「しかしそうなると、買い手に対して負に働く面もあります。取引が集中するので、間違いも犯しやすいからです。本来なら交渉に注力してもらえるはずが、繁忙期で手薄になる可能性もあります」とリスクがある点も言及した。

 タイミング、つまり会計年度を意識して交渉を運ぶことは重要だが、買い手側も十分に時間を割くことができることを念頭に置いて、交渉のスケジュールを策定すべきである。

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決算月の交渉にはメリットもデメリットもある
(出典:ガートナー)

(4)既存在庫の最適化
 実際に使っていないソフトウェアは、交渉によりベンダーに「下取り」してもらうことが可能だ。これは、お金に換えてもらうという意味ではなく、たとえば使っていないソフトウェアに対して支払っているサポート料をもって、別の使っているソフトウェアのサポートに当ててもらうといった対応のことだ。既存在庫の状況を整理しておくことで、新しく購入する際の交渉に活用できることは覚えておきたい。

 しかし、シエンコフスキー氏は「既存在庫の最適化において最も大事なことは『すでに持っているものを買わないこと』です」と力説する。

「ソフトウェア、ハードウェアも含めたIT資産の管理においては、何を活用し、何を廃棄するのかのルールが必要です。それによって、在庫の有効活用を促すことがポイントです」(シエンコフスキー氏)。

【次ページ】ベンダーの希望と要望を把握する

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