「なんとなく使う」から脱却する

　Excelは非常に優秀なソフトウェアなので、使用者が細かく設定しなくても、それなりにきれいに印刷してくれます。

　しかし、仕事で活用するためにはExcelの印刷機能の特性ともいうべき「基本機能」をきちんと理解しておくことが大切です。本項ではExcelを使ううえで絶対に理解しておいてほしい、基本機能を解説します。

　Excelで作成した表を印刷するには［ファイル］タブ→［印刷］をクリックして（ショートカットはCtrl＋P）、印刷用のバックステージビューを表示します。

　バックステージビューは左右に2分割されており、左側には印刷関連の設定項目が配置され、右側には現設定値での印刷プレビューが表示されます。ここで印刷プレビューを確認しながら各項目を設定し、設定が完了したら画面左上の［印刷］ボタンをクリックします。

印刷範囲を決める

　印刷を開始する前に、対象シートのどのセル範囲を印刷するかを設定します。シート内の印刷したいセル範囲を選択した状態で、［ページレイアウト］タブの［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］をクリックすると、そのセル範囲のみが印刷対象に指定されます。


　なお、この設定を行わない場合、シート内の使用されているセル範囲が印刷範囲になります。そのため、一時的に利用した数式や、使用していないのに背景色が設定されているセルなど、印刷する必要がないセルが存在する場合は、事前に印刷範囲を設定しておくことが必要です。

　また、「シートの1行目・1列目を空けるルール」（下図）で表を作成している場合は、1行目・1列目を印刷範囲に含めるか否かをチーム全体で統一しておくことが大切です。こういったちょっとした細かい点を最初にきちんと決めておくと、複数のページから構成される資料を印刷した場合でも、全体の統一感を保つことができます。


　印刷範囲を設定すると、そのセル範囲の周りに、印刷対象範囲であることを表す薄い線が表示されます。この線は、ブックを保存していったん閉じ、開き直すと非表示になります。

　また、常に非表示でかまわないという場合は、［ファイル］タブの［オプション］→［詳細設定］→［次のシートで作業する時の表示設定］をクリックして対象シートを指定し、［改ページを表示する］のチェックを外します。

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