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  • 2020/04/05

【図解】Excelの印刷テクニック、どうすれば思い通りに表や図を印刷できるのか?

連載:今日から使えるExcel最強活用術

ビジネスの現場ではペーパーレス化が進んでいるとはいえ、時には、Excelで作成した表を印刷して配布しなければいけないこともあるでしょう。Excelは「なんとなくの知識」でもそれなりにきれいに印刷できますが、もっと自由自在に、思い通りにExcel表を印刷できるようになれば、配布したときの印象がぐっと変わります。今回は、Excelの印刷機能をたった10分で極めるテクニックを紹介します。(ビジネス+ITの記事の末尾でExcel「厳選ショートカットキー」一覧PDFを今だけ無料提供中)

藤井 直弥、大山 啓介

藤井 直弥、大山 啓介

藤井 直弥(ふじい・なおや)
Excel研修講師。業務改善コンサルタント。研修やセミナーの受講生は延べ一万人を超える。研修の主たるテーマは「多くの人が日々の直面している日常の業務を、いかに効率よく、そしてミスなく遂行するか」といった業務改善策の提案。そのための実践ノウハウや、Excelを用いたビジネス分析の手法などを一人でも多くの人に伝えることを使命として日々奮闘している。Excelの業務効率化を極めることが人生の目標の1つ。

大山 啓介(おおやま・けいすけ)
編集者・著述家。Excelの解説書籍を中心に、WordやPowerPointなどのOffice製品の解説書籍の執筆・編集などを行う。Excelとは20年以上の付き合いで、あらゆる機能の使い方を熟知している。日夜、Excelに苦手意識のある人に大して「どのように解説したら、よりわかりやすいか」を探求しており、多くの経験と実績を積み重ねている。自称Excel博士。趣味は京都探訪とロードバイク。


本記事は『Excel 最強の教科書[完全版]──すぐに使えて、一生役立つ「成果を生み出す」超エクセル仕事術 』の内容を一部再構成したものです。


「なんとなく使う」から脱却する

 Excelは非常に優秀なソフトウェアなので、使用者が細かく設定しなくても、それなりにきれいに印刷してくれます。

 しかし、仕事で活用するためにはExcelの印刷機能の特性ともいうべき「基本機能」をきちんと理解しておくことが大切です。本項ではExcelを使ううえで絶対に理解しておいてほしい、基本機能を解説します。

 Excelで作成した表を印刷するには[ファイル]タブ→[印刷]をクリックして(ショートカットはCtrl+P)、印刷用のバックステージビューを表示します。

 バックステージビューは左右に2分割されており、左側には印刷関連の設定項目が配置され、右側には現設定値での印刷プレビューが表示されます。ここで印刷プレビューを確認しながら各項目を設定し、設定が完了したら画面左上の[印刷]ボタンをクリックします。

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[ファイル]→[印刷]をクリックすると表示される印刷用のバックステージビュー。プレビューを見ながら印刷設定を行い、[印刷]ボタンで印刷を開始する

印刷範囲を決める

 印刷を開始する前に、対象シートのどのセル範囲を印刷するかを設定します。シート内の印刷したいセル範囲を選択した状態で、[ページレイアウト]タブの[印刷範囲]→[印刷範囲の設定]をクリックすると、そのセル範囲のみが印刷対象に指定されます。

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 なお、この設定を行わない場合、シート内の使用されているセル範囲が印刷範囲になります。そのため、一時的に利用した数式や、使用していないのに背景色が設定されているセルなど、印刷する必要がないセルが存在する場合は、事前に印刷範囲を設定しておくことが必要です。

 また、「シートの1行目・1列目を空けるルール」(下図)で表を作成している場合は、1行目・1列目を印刷範囲に含めるか否かをチーム全体で統一しておくことが大切です。こういったちょっとした細かい点を最初にきちんと決めておくと、複数のページから構成される資料を印刷した場合でも、全体の統一感を保つことができます。

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セルA1からはじまっている表。窮屈な見た目となり、上端に罫線が引けているかどうかも確認できない
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1列目・1行目に余白を設けた。表全体が見やすくなり、罫線の有無もひと目で確認できるようになった

 印刷範囲を設定すると、そのセル範囲の周りに、印刷対象範囲であることを表す薄い線が表示されます。この線は、ブックを保存していったん閉じ、開き直すと非表示になります。

 また、常に非表示でかまわないという場合は、[ファイル]タブの[オプション]→[詳細設定]→[次のシートで作業する時の表示設定]をクリックして対象シートを指定し、[改ページを表示する]のチェックを外します。

【次ページ】余白の大きさと拡大・縮小の使いどころ

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