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  • 2023/06/27 掲載

あなたは知っている? ノー残業実現へ「タイパ向上」するための「2要素」とは

連載:何がなんでも定時で帰るためのタイパ仕事術

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「定時に帰る」、それは多くの会社員が望んでいることかもしれません。しかし、定時退社しようと思っていても、予定より業務に時間がかかって残業が発生してしまう方も多いのではないでしょうか。そんなあなたは、仕事でタイパを上げるのに必要な、「2つの要素」を意識するとよいかもしれません。一体その2つとは何でしょうか。

執筆:アイ・コミュニケーション代表取締役 平野 友朗

執筆:アイ・コミュニケーション代表取締役 平野 友朗

一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役

1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学を専攻。広告代理店勤務を経て独立。2004年、アイ・コミュニケーションを設立。2013年、一般社団法人日本ビジネスメール協会を設立。ビジネスメール教育の専門家。メールのスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールを活用した営業力強化、メールコミュニケーションの効率化や時間短縮による業務改善など、支援実績は多岐に渡る。これまでに研修やコンサルティングを行った組織は、官公庁から民間企業、団体や学校に至るまで5000を超える。年間150回以上の研修やセミナーでの講演、1500回以上のメディア掲載、2003年から続くメルマガ「毎日0.1%の成長」を通じて、ビジネスメール教育の普及に力を注いでいる。著書は「仕事ができる人は実践している!ビジネスメール最速時短術」(日経BP)、「そのまま使える! ビジネスメール文例大全」(ナツメ社)など34冊。

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仕事を長引かせないためにはどうしたらよいのだろうか
(Photo/Shutterstock.com)

仕事に「絶対必要」な2大要素

 皆さんは、仕事に取り組む際に絶対に外してはいけない2つの要素があるのをご存知でしょうか。この2つは、意識していないと仕事にならないものです。

 以下の(A)(B)には、その2つの要素がそれぞれ入ります。何が入るのか少し考えてみてください。

  • 仕事には( A )がある。( A )がないものは仕事でない。
  • 仕事には求められる( B )がある。( B )が足りないものは仕事でない。

 (A)には、「対価」「楽しさ」「やりがい」「創造性」などいろいろな言葉が入りそうです。

 では、対価がない仕事は存在しないのでしょうか。相手を気遣ってする手助けのような仕事には、必ずしも対価が伴うというわけではありません。また、「楽しさ」を感じない仕事もありますが、それをやらないと業務が進まないということもあります。

 仕事の依頼を受けたときに、「やりがい」「創造性」などがあるかどうかを考える人は少ないでしょう。必要だからやらなくてはいけない。それが自分の仕事だからやらなくてはいけない。もちろん、仕事をしているうちに好きになったり、やりがいを覚えたりするかもしれませんが、「仕事に取り組む際に絶対に外してはいけない要素」とは言えないでしょう。

 それでは、(A)に入る言葉は一体何でしょうか。私は、以下のように考えています。

  • 仕事には( 期限 )がある。( 期限 )がないものは仕事でない。


 当たり前じゃないかと拍子抜けをしたかもしれませんが、この「期限」こそが仕事に取り組む上で重要なポイントです。期限を意識していなければ、終わりがズルズルと後ろにずれていくものです。また、期限を越えれば、催促をされたり、相手からクレームが来たり、無駄な対応が増えます。当然ですが、期限さえ守っていればこのようなことは起きません。

「お手すきで」と言われた時の期限は?

 期限を越えないためには、ただ期限を意識するだけでなく、正しい期限を把握する必要があります。

 多くの人は、それぞれの業務に対して、大まかな期限を認識しながら取り組んでいるはずです。

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期限を正確に把握することは非常に重要だ
(Photo/Shutterstock.com)

 しかしその際、仕事を依頼した人と依頼を受けた自分の認識とがずれていることが多々あります。予定通りに仕上げたのに、不満な顔をされたり、ガッカリされた経験があるかもしれません。この場合、相手の想定していた期限とこちらが認識していた期限に差があった可能性を考えてみましょう。

 たとえば、「なるべく早く」「お手すきの時に」とあいまいな表現で期限を伝えられた場合でも、それぞれ相手が予測している期限があります。相手は自分自身の予測に基づき「いつまでにやってくれるだろう」と期待をしてしまいます。そして、その期待より遅かったときに相手は不快になるのです。

 こうした事態を防ぐために、あいまいな期限を設定するのではなく、しっかりと相手に期限を確認するようにしましょう。

 相手に期限を聞きにくい場合は「○月○日までに提出しますが、よろしいでしょうか」と一言伝えましょう。その期限が相手の想定通りなら「はい。問題ないですよ」と答えるでしょうし、想定しているよりも遅いならば「それだとちょっと遅いです。○月○日までの提出は可能でしょうか」と認識のすり合わせができるはずです。

 期限が曖昧な依頼の場合は「いつまでに対応したらよろしいでしょうか」と聞くのも1つの手です。人は、期限を曖昧なままにしておくと、「あと1日遅れても問題ないだろう」と後ろ倒しにしてしまう傾向があります。そうならないためにも、明確な期限を把握しましょう。 【次ページ】仕事での「理想的」な状態とは

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