ステップ1「とにもかくにも優先順位付け」

　仕事が早い人に共通しているのは、日々仕事を効率化するために必要なことを考え、実践していることです。それらは、何も特別なことではなく言われてみれば当たり前のことばかりです。そんな“当たり前”を1つずつご紹介します。

　まず、自分に与えられた仕事の洗い出しです。1つひとつの仕事に優先順位を付けるため、緊急度と重要度を見極めてください。

　重要度は相対的なものであり、関係者の数やプロジェクトの規模を考慮しながら自分で決めなければなりません。そのうえで、抱えている仕事を下記の順に並べ替えます。


　これでようやくスタートラインに立てました。仕事の洗い出しをせず、ただやみくもに走りだしてしまうと、真っすぐ目的地へ向かうことはできません。

ステップ2「通過点を細かく設定」

　次に、スケジュールを組みます。各仕事を終わらせる日時を決めるだけではなく、予定を細かく区切る意識を持ちましょう。3日後の17時までに終わらせるタスクがあるならば、明日、明後日の17時までに完了しておくべき段階を考えるイメージです。これを、それぞれの仕事で行っていきます。


　スケジュールを組む際は、残業時間は考慮せず、勤務時間内に仕事を終わらせるつもりでいましょう。残業をイレギュラーな扱いにしなければ、「多少仕事が遅れても残業して終わらせればいいや」という考えになっていき、仕事のスピードが向上しません。

　スケジュールを組んだ後は（1）に該当する仕事から処理していきます。このとき、1つの仕事を終える前に別の仕事に手を付けるのではなく、できるだけ1つずつ完了させてから次の仕事に移ったほうが仕事のスピードが上がります。

　複数の仕事を同時に進めていると、仕事を行き来するたびに頭を切り替え、前回どこまで終えたかを振り返らなければなりません。その時間は無駄ですし、同じ作業を繰り返す恐れもあります。ただし、時間帯によって取り組む仕事を変えるのであれば、この限りではありません。 【次ページ】ステップ3「着手」、やりたくない仕事の初動を早くする単純解