Excelの基本は「見やすい表」をつくること

　Excelで表を作成する際に、第一に大切にすべきことは、誰が見ても見やすいと感じる表をつくることです。「見やすい」か否かは、一見すると主観的なもの（見る人によって判断が異なる類のもの）のように感じるかもしれませんが、そのようなことはありません。本稿で紹介する基本の操作は「見やすい表」をつくるための基本中の基本として、あらゆる場合において有効です。

　見やすい表とは、誰が見ても、どこに何のデータが記入されているのかが瞬時に理解できる表です。見やすい表をつくることで、入力ミスや計算ミスを大幅に低減できます。「ミスがあった場合に、すぐに気づける」というメリットもあります。また、他者と共有する場合にいちいち説明する必要もありませんし、過去の自分が作成した表を見直す際に迷うこともありません。

　このように「見やすい表」をつくることは、プレゼン資料や報告書の作成といった、見栄えを良く見せる必要がある場合だけでなく、Excelに関するあらゆる場面で役立ちます。下図は、初期状態のまま何の工夫もせずにデータを入力した表です（これを「ベタ打ち」といいます）。お世辞にも「見やすい表」とはいえないと思います。

見やすい表を作成するための基本ルール

　見やすい表を作成するには最初が肝心です。Excelを開いたらいかなる作業よりも先に、まずは次の7つについて検討し、必要に応じて設定してください。


　上記7つのルールは、あらゆるタイプのExcel文書において最初に押さえておくべき基本的なものばかりです。どの項目も、後から簡単に変更できますが、作業の手戻りなどを防ぐためにも、Excelを開いたら最初に検討することをお勧めします。たったこれだけの作業を実施するだけでも、情報は格段に整理され、見やすい表になります（下図参照）。


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