上司の「進捗どう？」にどう答えるか…デキる人が実践する「理解」のプロセス(2/2)

上司にどう返事をする？ 仕事ができる人の場合は…

　さて、さっきの話を理解してもらえればわかると思うのですが、「相手の話を理解する」というのは、「事実整理」＋「情報解釈」という方程式で成り立ちます。この順番を間違えたり、どちらかの過程が欠けてしまうと、相手の話を理解できなくなってしまいます。

　たとえば、皆さんが上司からこんなことを言われたとします。

あのさ、この前お願いした仕事なんだけど、どう？ どれくらい終わってる？ 来週の金曜日が締め切りってことでお願いしてるわけなんだけど、実はさっきちょっと先方から、「現時点での進捗だけでいいので可能であれば教えてください」ってメールが来ててさ。

　どうでしょう？ 上司はどんなことが言いたくて、この話をしているのでしょうか？

　まず、上司の話を受けて「事実整理」をすると、こうなります。


という話ですね。そして、整理した2つの情報を結び付けて、「情報解釈」をすると、こんなことが言えると思います。


　ここからわかることは、発注者に見せるために、現時点の進捗を聞かれているということです。ですからもし皆さんが、その仕事の進捗状況を「こんな感じです」と見せたら、おそらく上司は、「ありがとう！」と言って、その状況を発注者に伝えることでしょう。

　理解力があって仕事ができる人というのは、この2つのプロセスを瞬時に終わらせて、「これでお願いします」と仕事の進捗状況を提出するでしょう。しかも、上司が先方に見せやすいように資料の整理をするのではないでしょうか。そうすると、「おっ、気が利くね！このまま送っちゃうわ！助かるよ！」と上司に喜んでもらえるはずです。

どちらが欠けてもダメ、失敗パターンからわかること

　一方「理解力がない・仕事ができない」と言われてしまう人は、ここで、情報の整理をせずに「どれくらい終わってる？」という問いだけに答えてしまう人です。「全然終わってないです！」と答えてしまうと、上司も困ってしまいますよね。「全然終わってないって先方に伝えるのも、ちょっとやりにくいしなぁ」と。

　また、解釈しすぎてしまうという場合も考えられます。

「『どれくらい終わってる？』ってことは、『急いでくれ』ってことなんじゃないか？ ってことは、来週金曜までにやればいいと思っていたけど、もっと急いだほうがいいってことですね！」

と考えてしまって、

「徹夜してでも明日までにやれってことでしょうか」

と伝えたら、上司から

「え!? そんなこと言ってないよ!?」

と言われてしまうかもしれません。もしかしたらそういう意図もあるかもしれませんが、事実ベースで考えるのであれば、上司は「先方から『現時点での進捗だけでいいので可能であれば教えてください』とメールが来た」としか言っていません。


　ここでの失敗のパターンを整理すると、次のようになります。


　ですから重要なのは、「事実整理」をした後で、「情報解釈」をすることです。この2つを別個のプロセスとして捉えておかないと、「理解」はうまくいかないのです。