開閉ボタン
ユーザーメニュー
ユーザーメニューコンテンツ
ログイン

  • 会員限定
  • 2021/04/30

意外と難しい「テキストで業務連絡」、“伝わる文章”を書く人がやっている5つのこと

テレワークの必須スキル「テキストコミュニケーション力」

テレワークが広がる中、「テキストで業務の指示を出すのは意外と難しい」「テキストメッセージで相手を傷つけてしまった、傷つけられた」など、テキストコミュニケーションが中心となるテレワークならではの悩みを抱える人は多いと思います。筆者が所属するニットは、日本全国・世界33カ国に400名のメンバーがフルリモートかつ、時差もある中で仕事をしており、テキストコミュニケーションが中心です。今回はテキストコミュニケーションのポイント、「何をどのような文章で相手に分かりやすく伝えるか」についてお伝えしていきたいと思います。

ニット 小澤 美佳

ニット 小澤 美佳

新卒でリクルート入社。採用領域の営業、営業マネージャーを経て、リクナビ副編集長として数多くの大学で講演実施。中米ベリーズへ単身移住・起業。その後、ニットに入社し、営業・人事を経て、広報。オンラインファシリテーターとしても活動中。

Twitter@mica823
notemicakozawa

画像
あなたのメールやチャットの文章は、相手に正しく伝わっていないかも?
(Photo/Getty Images)


テレワークのメリットの1つ「やり取りが残る」

 テレワーク・リモートワーク総合研究所の調査によると、「世の中がオンラインシフトして良かったと感じる点をお知らせください」という質問に対して、「メールやビジネスチャットツールが常用化し、やり取りのログが残るようになった」と回答した人は、男性28.3%、女性23.9%でした。これは、「移動時間が削減され仕事が効率化した」の回答に次いで2位の結果です。

 テキストベースのやり取りが増えることで、仕事に関する記録が残りやすくなりました。これに伴い、「言った、言わない」の水掛け論は格段に少なくなったといえます。

画像
世の中がオンラインシフトして良かった点として、「移動時間の削減による仕事の効率化」が最多、「メールやチャットツールが乗用化し、やり取りのログが残るようになった」が2番目に多い回答となった
(出典:テレワーク・リモートワーク総合研究所(テレリモ総研))

 しかし、テキストメッセージは相手の表情が見えないため、ネガティブな情報を送った場合、受け取った相手が予想以上に傷ついてしまったり、誤解が生じたりする場合があります。これにより、信頼関係が損なわれてしまうことや、業務がスムーズに進まないこともあります。


相手が正しく理解できる文章を書くポイント5選

 冒頭でお伝えした通り、テレワーク時代になって、メールやチャットなどのテキストでコミュニケーションが増えたという方も多いと思います。出社時は、「これってどうなってる?」とか、「ここのデータをバーンとカッコよく作っておいて!」といった、ふわっとしたやり取りでも、空気感で伝わったりしますよね。

 ただ、テレワークだとテキストコミュニケーションが中心になるので、雑なコミュニケーションだと、仕事が進まず、コミュニケーションコストもかかり、メンバーからの信頼も次第に低下するという負のスパイラルに陥りやすくなります。

 まずは、文章を相手に分かりやすく伝えるためのポイントを5つご紹介します。

文章を書く際のポイント5選

(1)構成を意識する
 文章は、「結論→ 背景/根拠→ 詳細」の順に、上から下に流れるように書きましょう。

(2)結論を先に書く
 「●●の件で時間ください。Aで認識あってます?」など、冒頭に1文で書くことで要件が伝わります。

(3)用件を端的かつ明確に
 メールやチャットのタイトルに、【相談】【依頼:◯◯の件】【報告】【共有】などの項目を入れることで、ひと目で何か分かる状態にしましょう。

(4)判断背景をいれる
 背景を入れることで、相手が「なぜそう思うの?」と返信する必要がなくなります。判断背景を入れることで、相手の出す結論が変わることもあります。

(5)引用文を活用する
 メールやチャットなどで相手のメッセージを引用することで、何に対しての回答なのかが分かりやすくなります。

 以上が文章を書く構成のポイントです。では、次にコミュニケーションの観点でどのような点に気を付けたら良いかみていきましょう。

【次ページ】信頼関係を作る、テキストコミュニケーションの工夫3選

お勧め記事

ワークスタイル・在宅勤務 ジャンルのトピックス

ワークスタイル・在宅勤務 ジャンルのIT導入支援情報

ビジネス+IT 会員登録で、会員限定コンテンツやメルマガを購読可能、スペシャルセミナーにもご招待!